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無料から使えるチャットワーク。仕事の作業効率アップのための使い方を解説。Slackとの比較も紹介します。

最終更新日:2021年5月14日

仕事上の連絡のやりとりやデータの受け渡しで未だにメールを使う人もいますが、チャットワークの方が使いやすくて仕事効率をアップできることをご存知でしょうか?

メッセージのやりとりから大容量のデータの送受信、リアルタイムのビデオ通・音声通話など、チャットワークの機能はまだまだ沢山あります。

そこで、この記事ではチャットワークで最低限押さえておきたい基礎知識からビジネス上での上手な活用方法に至るまで、詳しく解説します。

チャットワーク

 

目次

チャットワークを始めよう

チャットワークとは何か

今やビジネスシーンにおいて、チャットワークは必要不可欠なコミュニケーションツールとなりました。チャットワークが登場する以前は、スカイプやメールでの連絡のやりとりが一般的でしたが、チャットワークにはメールにはない便利な機能が多数搭載されています。

もちろん、メールやスカイプ代わりのコミュニションツールとしても利用することはできますが、それ以上の付加価値がチャットワークにはあるというわけですね。

そもそもチャットワークとは、2000年に設立されたChatwork株式会社から提供されるコミュニケーションツール、もちろん誰でも今すぐにでも手軽に始めることができ、無料で使えます。

本格的にチャットワークの運用がスタートしたのは2011年3月からです。 日本国内のWEB制作会社など多くのIT企業や一般企業、個人事業主に至るまで幅広く活用されています。

チャットワーク フリープラン (無料) の概要

チャットワーク フリープラン (無料) では、1対1のチャットから累計で14グループのチャットが可能です。 音声通話・ビデオ通話は1対1、ストレージ容量は5GBの大容量です。 チャットワークの使い心地を試してみたい方は、まずはフリープランから開始することをおすすめします。

チャットワークを導入する企業数は?

日本国内でチャットワークを導入した企業数はどの程度なのでしょうか。

2019年12月31日の時点において、日本国内でチャットワークを導入した企業は約246000社とも言われています。メール機能やオンラインストレージ機能が十分に備わっているので、今後もチャットワークを活用する企業数はさらに増える見込みです。

テレワークが推奨される状況もあり、今後も普及率・利用率がますますアップすることは間違いありません。

スマホでも利用可能なチャットワーク

チャットワークは、パソコンでの利用はもちろん、スマホにも対応可能です。 社内ではパソコン上でチャットワークを開いて、外出先ではスマホで閲覧して連絡のやりとりをするナド、フレキシブルに使えるのが魅力です。

2020年12時点において、チャットワークの利用可能なモバイル端末は、iPhone・iPad・Androidです。

なお、現時点では「フィーチャーフォン対応の予定は未定」とのことです。

チャットワークとオンラインストレージとの違い

オンラインストレージを利用してデータの受け渡しを行ったり、複数の人とのデータの共有ができます。よく使われるメジャーなオンラインストレージには、DropboxやOneDrive、Google Driveなどがあります。

しかし、オンラインストレージの場合、単にデータの受け渡しや共有のみの機能にすぎません。その点、チャットワークならオンラインストレージとしての機能はもちろん、メッセージのやりとりも自由自在にできるので、コミュニケーションがしやすいです。

チャットワークはBox Japan社のクラウド型ストレージの「Box」との連携により、Box内に保管されたファイルの共有・検索・管理できるようになり、より利便性が向上しました。

チャットワークとメールとの違い

メールでメッセージを送る場合、内容に誤りがあるのに気付かずに送信しても、後で修正することができません。 その点、チャットワークなら送信後のメッセージも閲覧しやすくて、間違いに気づいた場合は簡単に編集・修正ができます。

メールでのコミュニケーションは、ともすれば一方的なメッセージの発信になりがちです。 こちらからビジネスの相手に送信したメールについて、相手がいつ閲覧したのか把握するのは難しいです。 その点、チャットワークならリアクション機能を活用することで、相手の反応を確認することができます。

チャットワークでビジネスの悩みを解消

大容量のデータもスムーズに送受信

メールでデータを送受信する場合は、容量に制限があるため、大容量のデータの受け渡しができません。その点、チャットワークなら社内外での連絡のやりとりをスムーズにすることはもちろん、重要なデータの受け渡しもスムーズにできるので便利です。

グループでチャットができる

社内外においてほんの数分のコミュニケーションが必要となった時、その都度ミーティングルームなどに社会が集まってディスカッションをするのは難しいです。 その点、チャットワークを活用すれば、小グループでコミュニケーションができるので便利です。

チャットワーク無料登録の手続きは簡単

チャットワークを利用するには登録手続きを行う必要がありますが、入会金・利用料は無料なので安心です。ネット上のコミュニションサービスであるため登録手続きは24時間365日いつでも可能です。

登録手続きはシンプルな3ステップでスムーズに完結します。

https://www.chatwork.com/service/packages/chatwork/pre_register.php?plan=free&lang=ja

・チャットワークの公式サイトから「新規登録」画面より「メールアドレスを入力」の文字の下に登録用メールアドレスを入力します。

・入力内容にミスがないか確認後、「次へ進む」ボタンを押すと、登録したメールアドレスに「アカウント登録のご案内」メールが届きます。

・そのメールに記載されたアカウント登録ボタンを選択して、アカウント登録ページに進み、必須項目を入力し、登録手続き完了となります。 登録手続きの所要時間はわずか数分で済みます。

連絡先の追加

チャットワークでビジネス相手とコミュニケーションをするには、連絡先を追加する必要があります。 基本的に連絡先を追加した人に限定して、コミュニケーションができるのがチャットワークの大きな特徴です。

連絡先を追加する方法は2通り、ユーザー検索を行う方法とメール招待です。

ユーザー検索

チャットワークの画面右上に「コンタクト管理」のアイコンがあります。人の形と「+」の印のあるアイコンを選択します。 「ユーザーを検索」を選択して「名前・ChatworkID、メールアドレスを入力」と書かれた検索窓の中に相手の名前・ChatworkID・メールアドレスのいずれかを1つ入力して、「コンタクトに追加」ボタンを選択します。

ビジネス上の相手と今後はチャットワークで連絡のやりとりを行うことを前提とし、相手が先にメールアドレスやChatworkID、またはチャットワーク上に登録された名前を知らせてくれた場合に、このユーザー検機能を使うと便利です。

ユーザー検索の場合、よりありがちな名前やChatworkIDの場合は、検索の結果、複数名表示されることがあります。その場合は、相手のメールアドレスを確認しておくと良いでしょう。

メール招待

ユーザー検索と同様にコンタクト管理画面を開き、いちばん左側にある「メールで招待」のメニューを選択します。 すでに相手からメールアドレスの情報を得ていて、コンタクトでのつながりがない相手に限り「メール招待」による連絡先の追加が可能です。検索窓に連絡先の追加を希望する相手のメールアドレスを入力します。

メールアドレスの項目の下には、メッセージ画面も表示されるので、何か一言入力してメッセージを発信しておくと親切です。 とくにメッセージが不要であれば、もちろん空白にした状態でそのまま送信しても構いません。内容を確認の上、「招待メール送信」ボタンを選択して、あとは相手からの連絡を待ちます。

1度に複数名のメールアドレスを追加することも可能です。その場合は、メールアドレスの検索窓の下に「+招待するメールアドレスを追加」のテキストを選択するか、一括追加を選択しておくと良いでしょう。

チャットワーク使用上の注意点

検索

見知らぬ相手から招待を受けた時の対処法は?

チャットワークでコミュニケーションを取る場合、ビジネス相手と事前に了解を得た上で連絡先を追加し、承認されるといったパターンが多いです。

しかし、ごくまれに見知らぬ人から招待されるケースがあります。 自分が招待を受けた場合は、「コンタクト管理」画面に赤い背景色で数字が記載されています。これは、コンタクト申請が届いたことを意味します。

コンタクト管理画面を閲覧しても面識のない相手や、今後はビジネス上の連絡をする予定のない人から招待を受けた場合は、そのまま無視した方が無難です。

どうしても気になる場合は、「拒否する」を選択しておくと良いです。 「拒否する」を選択した場合はコンタクト追加されることはなく、申請してきた相手に対して、こちら側から拒否したことに気付かれる心配もありません。 お互いの感情を害することなく、スムーズなコミュニケーションが出来るのもチャットワークならではの魅力です。

無料のフリープランは一部利用制限あり

チャットワークは無料での利用が可能ですが、必要に応じてパーソナルプランなどの有料プランを選択することも可能です。 フリープランからパーソナルプランへのグレードアップはもちろん、その逆パターンも可能です。 プランを変更する際には、チャットワークの公式サイトにログインして、管理者設定ページより「プラン変更」ボタンを選択して必要な手続きを行うことができます。

ただし、フリープランに変更する場合は、オンラインストレージの容量などに利用制限が設けられているので、プラン変更前に入念に確認しておく必要があります。

プラン変更についてもうひとつ注意点を挙げておくと、ビジネスプランからパーソナルプランやフリープランへの変更は不可となっています。

登録時にアカウント登録案内メールが届かない場合は?

登録続きを行う過程でメールアドレスを登録した後に「アカウント登録のご案内」メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに届いた可能性、または登録した内容に誤りがある可能性が考えられます。携帯用のメールアドレスを登録した場合にも、ご案内メールが届かない場合があります。

チャットワークの3つのチャット形式

ダイレクトチャット

チャットワークにおけるダイレクトチャットとは、自分と相手がマンツーマンで行うチャット方式のことを指します。 コンタクトを追加すれば、いつでも手軽に1対1でのダイレクトチャットが出来るようになります。 通常、ビジネス上での会話のやりとりを行う場合、ダイレクトチャットを使うパターンが多いです。とくにSOHO・フリーランサーとして仕事をしている人なら、ダイレクトチャットは使いこなせるようになると良いですね。

グループチャット

テレワークが推奨される状況にある中で、チャットワークのグループチャット機能を使うシーンも増えているのではないでしょうか。 複数名でリアルタイムでのチャットを行うことをグループチャットと言い、少人数でちょっとしたミーティングを行うのに便利な機能です。

グループチャットをスタートするには、画面左上の「+」のアイコンを選択して、「グループチャットを新規作成」を選択します。 チャット名・概要・メンバーを検索してグループチャットに必要なメンバーを選択し、「作成する」ボタンをクリックして完了です。

グループチャットとはクラウド上のミーティングであり、誰がどこにいても手軽に複数名での話し合いが出来るのが魅力です。 1つのプロジェクトチームを組んで、上司から複数名の部下への連絡事項や確認事項をグループチャット上で伝えるなど、さまざまな活用法があります。

マイチャット

チャットワークにおけるマイチャットとは、「自分用の自分だけのチャット」です。 軽いメモ書きに使ったり、ビジネス相手にメッセージを送る前の下書きとして使う、仕事で良いアイディアが浮かんだ時に忘れないうちに、記録を残しておくなど用途も多彩です。

マイチャットに記載した内容は、日時も自動的に記録される仕組みです。 マイチャットはもともと自分専用のチャット機能であるため、他人に見られる心配もありません。ただし、マイチャット自体の削除は不可です。

チャットワークとSLACK (スラック) との比較

女性

ビジネス用のコミュニションツールやデータのやりとり専用ツールとして、チャットワークは今やもっともポピュラーとなりました。

しかし、その一方でSlack (スラック) を活用する企業も増えています。

Slackはアメリカ発、チャットワークは日本国内で開発されたコミュニケーションツールです。

テレワークにも人気の2大コミュニケーションツールと言われる理由は、いずれも企業を対象としたプランが提供されていて、高水準のセキュリティが導入されていることにあります。もちろん機能性にも富み、使い勝手もとても良いのが魅力です。

料金で比較

チャットワークとSlackはいずれも無料で利用可能ですが、無料版の場合は広告が挿入され、一部の機能が縮小されます。 機能をより充実させて広告表示なしを希望するのであれば、有料版の利用が最適です。

チャットワークの有料版でもっともリーズナブルなのはパーソナルプラン、1か月分の料金は1ユーザーにつき400円です。 中小企業に最適なSlackのスタンダードプランの料金は月額850円です。

タスク機能の有無

タスク機能はチャットワークには付帯されていますが、Slackには現時点では設置されておらず、今後導入されるかどうかは未定です。

英語で「タスク」 (task) のもともとの意味は「課された仕事・課題」です。 チャットワークにおけるタスク機能とは、たとえばミーティングを行う予定があり、「会議室の予約をして下さい」「10時にミーティングルームに集合して下さい」といった指示を出す場合に、忘れることがないようにメモ書き代わりに使うことができます。

もちろん、自分自身に対してのメモ帳代わりに使うことも可能で、上司から資料作成を依頼された場合に「資料を明日までに作成」といった覚え書きとして使うことも可能です。 アナログっぽく言えば、机の上に目につくように仕事で指示された内容などについて付箋用紙を貼っておくのと同じようなものです。

仮に机に付箋用紙を貼ってメモ書きした場合は、剥がれてしまうこともありますが、その点、チャットワークならタスク機能を活用すれば重要事項を見逃すリスクも低いです。 社内での受託や業務の納期をお知らせする自動リマインド機能をうまく活用すれば、仕事効率アップ効果が期待されます。

招待方法を比較

チャットワークでビジネス相手を招待する場合は、名前・メールアドレス、または既存のチャットワークIDを使って招待する仕組みです。 Slackの場合は先にワークスペースを作成してから相手を招待するシステムとなっています。

チャットワークの機能

チャット

ファイル添付・データの受け渡し

チャットワークでは、PDFファイル(拡張子は「.pdf」)やWord (「.doc」「.docx」など)・Excel (「.xlsx」など) などのデータや画像・音声・動画などのファイルを送受信することができます。

チャットワークでファイル添付を行う場合は、「クリップ」のアイコンを選択して、ファイルを選択します。必要であれば、メッセージボックスに文章を入力します。

または、ファイルを添付してアップロード時に「ファイルの送信」のダイアログボックスが表示されるので、「ファイル名」の下に「メッセージ(任意)」のボックスの下にメッセージを入力して送信することも可能です。

添付ファイルを送信する時に、とくにメッセージがなくても構いませんが、一言「ファイルをお送りしますので、ご確認お願いいたしますと添えておいた方がビジネスマナーとしては上出来です。

「To」を活用して特定の人にアピール

チャットワークは1対1の個人的な連絡のやりとりはもちろん、複数人でグループを組んで利用することも可能です。

しかし、グループチャットの人数が増えてくると、連絡のやりとりをしても相手がどう反応しているのか、状況を把握しづらくなることもあります。 そんな時にぜひ活用したいのが「To」機能です。

この「To」機能を使うことで、グループ内の特定の人に対して、ダイレクトな呼びかけができるというわけです。 「To」機能の使い方は簡単、メッセージ内容を入力して、メッセージボックスの左上の「To」を選択すると小さなボックスが開きます。あとは「To」の対象となるメンバーを選択して送信すればOKです。

ちなみに、「To」の左横のピースマークのアイコンがありますが、これをクリックすると絵文字が多数出てきます。 プライベートなやりとりでは絵文字を活用すると面白いですが、ビジネスシーンでは使わない方が無難です。

業務内容や重要事項は「概要」欄で把握

チャットワークの画面の右上に「概要」欄があります。 この「概要」欄には、1対1でのチャットではもちろん、グループチャットを行う際にも有効的に活用できます。 基本的な業務内容や重要な連絡事項について概要欄に記しておけば、グループ内でその内容を共有できる仕組みです。 右上の「概要」欄と「タスク」欄は常に固定されているので見やすいです。

メッセージ引用

相手からメッセージが届いた後、返信するときによく使われるのが「メッセージ引用」機能です。

相手からのメッセージの一部分を引用する場合は、引用箇所をドラッグした状態で「メッセージに引用」を選択すればOKです。

相手から何か質問を受けた時に、一部引用を使うと便利です。わざわざ質問文を入力しなおす必要もなく、相手にとっても見やすいです。

メッセージを全文引用する場合は、対象となるメッセージ内を選択して「引用」をクリックすれば、メッセージボックスにすべての文章が入ります。 なお、引用した文章がメッセージボックスの中に入った時に、自動的にチャットワーク独自の「引用タグ」で囲まれます。

編集・削除機能

チャットワークには、便利な編集・削除機能がついているので、万が一、メッセージの送り先を間違えたり、文章内に訂正箇所があった場合にもすぐにやり直しができます。

編集作業が必要な場合は、修正が必要とされるメッセージ内をクリックすると、「編集」の文字が表示されるのでこれを選択すると、編集画面が表示されます。 内容を編集したら「送信」すれば完了です。

送り先を間違えたなどの理由で、送信したメッセージ自体を完全消去したい場合は、削除すべきメッセージ内でクリックして、「リンク」の右横の「…」(3点リーダ)を選択します。

「コピー・未読・削除」の3つの選択肢が出てくるので、その中からごみ箱アイコンの「削除」を選択すると確認画面が表示されます。「削除する」の赤いボタンを選択すると、メッセージ自体が完全消去されます。

ただし、相手から届いたメッセージを編集・削除することはできません。

メッセージ内容のタスク化

相手から届いた重要なメッセージ内容をタスク化することも、チャットワークなら簡単に出来ます。タスク管理したいメッセージ内にカーソルを合わせると、右下に「タスク」の文字が表示されます。これをクリックすると、右上のタスク欄にメッセージ内容が表示されます。 なお、作成したタスクが不要になった場合は、タスク内に表示されるごみ箱アイコン「削除」を選択すると完全消去されます。

メッセージにタイトルをつける

チャットワークのヘビーユーザーでも意外と知られていないのが、独自のタグを活用した装飾です。 チャットワーク独自のタグを活用すれば、メッセージにタイトルつけて相手にわかりやすく伝えることも可能です。

メッセージ内容について統一したテーマを簡潔に伝えたい場合は、文章の頭の部分に下記のように記します。

[info]ここにタイトルが入ります[/info]

「ChatWork Live」のビデオ通話・音声通話機能

無料のフリープランでビデオ通話を行う場合は、1対1であればOKです。 メッセージ欄のクリップのアイコンの右側にあるビデオ通話ボタンを選びます。

なお、有料版の場合は、ビデオ通話ボタンを選択した後に「ChatWork Live」のボックスが開いて通話する相手を選択する仕組みになっています。 ビデオ通話か音声通話のいずれかを選択して相手が参加したら会話を始めます。

まとめ

この記事では、チャットワークの概要・上手な活用法を中心にお伝えしましたが、いかがでしょうか。

これまではひたすらメール一筋だった人も、チャットワークの便利な機能があることを知って、「ぜひ使ってみたい」と感じたのではないでしょうか。

すでにチャットワークを使っている人でも、意外と知らなかった便利機能が多数標準搭載されているので、おおいに活用することをおすすめします。 万が一、ビジネスの相手に間違った内容のメッセージを送信したり、送り先を間違えた時にも編集・削除が簡単にできるので安心です。

ただし、相手がそのメッセージに対してリアクションした後になってからあわてて編集・削除しても遅いので、やはり送信前にメッセージ内容を入念に確認しておくことは重要です。

チャットワークは、メッセージのやりとり・データの送受信・タスク管理・音声通話・ビデオ通話まで活用幅が広いのが魅力です。この記事に掲載した機能についていろいろ試してみて、仕事の作業効率をおおいにアップしましょう。

 

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