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タスク管理の方法。重要性とメリットは?おすすめ厳選アプリ・ツール7選をご紹介。

最終更新日:2021年5月13日

仕事の作業効率を向上させるためにタスク管理を行うことが重要だとわかってはいても、具体的に何をどうすれば良いのか戸惑ってはいませんか?

複数のプロジェクトが同時進行中の時や、日々多忙に業務に追われている時にこそ、タスク管理を行うことが極めて重要となってきます。

そこで、この記事ではタスク管理の重要性とメリットや注意点をお伝えしながら、タスク管理ツールの選び方やおすすめの無料タスク管理ツールを厳選してご紹介していきたいと思います。

タスク管理

 

タスク管理の重要性について

そもそもタスク管理とは何か、わかっているようで意外とよく理解できていない方も多いのではないでしょうか。

そこで、タスク管理とは何か、タスク管理を行う目的・メリット・重要性・期待される効果について詳しくお伝えします。

タスク管理 (ToDo管理) とは何か

タスク管理のことを別の呼び方でToDo管理とも言い、「タスク」とは業務上の作業をより細分化させて区切ること、または区切ったもののことを指します。

「タスク」という英語のもともとの意味は、「課された務め・任務・課題・一定期間に完了させるべき仕事・業務」です。ある一定期間内に課された業務について、達成しなければならないといったニュアンスです。

一般的にタスク管理とは、日々の業務をより効率良く行うために有効とされる方法・手段のことを言います。

タスク管理を行う必要性とは

日々の業務を行うにあたり、なぜタスク管理を行う必要が生じるのでしょうか。 会社という大きな組織の中で仕事をする上で、1人の社員が複数の案件を抱えることもあれば、1つの大きなプロジェクトチームを組んで、複数の社員で役割分担するケースもあります。

そこで、作業内容をタスクに細分化させて、業務完了までの流れを把握し、効率良く進行させるための手順や、作業の優先順位について考える必要が出てきます。

そのようなビジネスシーンにおいて、あらかじめタスク管理をしておくことで、作業漏れを未然に防止する効果が期待されます。

とくに複数の案件が同時進行中である場合、きちんとした作業手順を踏み、同僚や上司に進捗状況をこまめに報告する必要も出てきます。

どの作業内容を何日の何時までに終える必要があるのか、作業の流れをしっかりと把握するためにもタスク管理を行うことは、もはや必須となります。

リモートワークの作業効率の向上を図る

社内で日々の業務を行うだけではなく、中には自宅やシェアオフィスなどでリモートワークを行う場合もあります。

そのような際にも、タスク管理をしておくことで、リモートワークの作業効率の向上を図る効果が期待されます。

プロジェクトを成功に導くためにタスク管理を活用

社内でプロジェクトを組んだ場合に、社員のチームワークを発揮して成功に導くためにも、タスク管理は重要となってきます。

タスク管理とよく似た意味のある言葉には、プロジェクト管理があります。 プロジェクトのもともとの意味は「企画・計画事業」であり、1つの大きな作業や課題、目的を達成するために集結したチームのことをプロジェクトチームと呼ぶこともあります。

タスク管理とプロジェクト管理はよく似てはいますが、プロジェクト管理とは1つのプロジェクトについて全体的な部分での管理のことを指すのが一般的です。特定のプロジェクトに関わるメンバーの作業について、全体的に管理・把握するといったニュアンスです。

それに対して、タスク管理とはプロジェクト内で細かく区切られており、小さなタスクの集合体がプロジェクト管理であると理解しておくと良いでしょう。

タスク管理を行う4つの利点とは

チェック

タスク管理で具体的な目標が明確に把握できる

タスク管理を行うにあたり、プロジェクトの全容を明確にして、社員の役割・作業分担について細かく決定する必要が出てきます。

タスク管理を導入することによって、ひとりひとりの社員がこれからすべきことを明確に把握できるようになります。それによって、具体的な目標がより明確になり、目標に向かって自分の持てる能力をフルに発揮できるようになります。

社員同士のコミュニケーションが円滑になる

作業効率を高めるためにタスク管理を導入することによって、社員同士のコミュニケーションも円滑になりますので、モチベーションアップにもつながります。

作業の進捗状況と問題点を把握できる

1つのプロジェクトが進行する中で、タスク管理を行うことにより、ひとりひとりの社員の作業がどの程度まで進んでいるのか、進捗状況を把握することが可能です。

当初の予定よりも作業の進行に遅れが生じた場合は、タスクが完了できていない原因について早い時期に追求することもできます。

プロジェクト進行過程において起こりうるさまざまな問題点の早期解決のためにも、タスク管理を行うことは必須です。

計画的に作業を進行できる

何事も始める前には、しっかりとした計画を立てておくことが肝心です。

タスク管理を行うことによって、あらかじめ重要な作業を拾い出しておいて、その中から何を優先して作業すべきか、計画的に進行できるようになります。

具体的なタスク管理の5つの手法

付箋

実際にタスク管理を行う場合、どのような手段・手法があるのか、下記の通り大きく5つに区分されます。

ハンドメイドによるタスク管理

もっとも原始的なタスク管理の方法はハンドメイド、つまり手作業です。 スケジュール帳やノート、メモ帳、付箋用紙などの紙にタスクを記入して、ひとりひとりの社員がそれぞれ個人的に管理する方法です。

付箋用紙に記入する場合は、デスクやパソコン上に貼り付けておくこともできます。 しかし、付箋用紙が剥がれてしまうと紛失するリスクも高く、作業内容に漏れが生じる可能性も出てきます。

スケジュール帳に書いておくのも良いですが、会社に持ってくるのを忘れたり、落としてしまう可能性もあります。

スケジュール表や作業内容を紙の資料として配布する方法もありますが、途中で内容に変更箇所が生じる場合も出てきますので、自己管理がかえって大変になる可能性もあります。

パソコンの付箋機能を活用する

Windows10のOSには、便利な付箋機能が搭載されているのをご存知でしょうか。 Windows10に標準搭載された付箋機能と言えば、「Microsoft Sticky Notes」です。

「Microsoft Sticky Notes」を起動させるには、画面左下の「スタートメニュー」より「プログラム一覧」を選択、その中から「Microsoft Sticky Notes」を選びます。

仕事の関係で「Microsoft Sticky Notes」を頻繁に使う場合は、その都度スタートメニューから起動させるよりは、タスクバーにピン留めしておいた方がよりスムーズです。

使用中のWindows10のパソコンに「Microsoft Sticky Notes」が標準搭載されていない場合は、マイクロソフト社の公式サイトから、いつでも無料でダウンロードとインストール可能です。

「Microsoft Sticky Notes」のダウンロード先URLは、下記の通りです。

https://www.microsoft.com/ja-jp/p/microsoft-sticky-notes/9nblggh4qghw?activetab=pivot%3aoverviewtab

もちろん、「Microsoft Sticky Notes」以外にも、無料でダウンロード可能な付箋アプリは多数あります。

ただし、付箋用紙でタスク管理を行う場合は、あくまでも覚え書きや忘備録としての個人的な使用であり、他の人と共有する機能は持ち合わせていません。

そのため、他の社員やプロジェクトチームのリーダー格となる人が、付箋に書かれた内容について細かく把握することはまず無理です。

メールを活用する

Outlookのメールソフトを活用して、タスク管理を行うことも可能です。Outlookのメールソフトには、タスク管理としてToDoリスト機能が標準搭載されていますので、これをおおいに活用しても良いでしょう。

Outlookのメールソフトでは、「表示」タブを選択すると「ToDoバー」が表示されます。「予定表」「連絡先」「タスク」が表示されるので、その中から「タスク」を選びます。

表作成ソフト・アプリを活用

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表作成ソフトを活用して、タスク管理を行う方法もあります。

Excelはオフラインでも使用可能ですが、Excel自体に他の人と共有する機能は付帯されていません。ExcelとGoogleスプレッドシートは互換性がありますが、Excelで作成したものを他の人と共有する場合は、あらかじめGoogleスプレッドシート上にアップする必要があります。

なお、Googleスプレッドシートを使用する場合は、オンライン上の簡単な操作で他の人と任意で共有することも可能です。もともとGoogleが提供する無料サービスであるため、Gメールとの連携も良いです。

SlackやChatworkを活用する

SlackやChatworkを活用して、タスク管理を行うことも可能です。パソコンとスマホの両方で使えるので、仕事中はパソコンで閲覧して、外出中はスマホでタスク管理を行うなど、フレキシブルに使えて便利です。

SlackやChatworにはチャット機能やデータ送受信など、多彩な使い方が出来るので、その中のひとつとしてタスク管理の機能も活用できるようになると、作業効率の向上にもつながり、社員同士のコミュニケーションもよりスムーズになります。

Slackの機能については、また機会がありましたら近いうちに詳しくご紹介することとしましょう。

タスク管理専用のツールを活用

表計算ソフトや付箋用紙を使うのも良いけれど、やはり最善策としてはタスク管理専用のツールを上手に使いこなすことをおすすめします。

もともとタスク管理を行うために開発されたツールなので機能性に優れており、シンプルな操作で誰でも簡単に使用できるのでおすすめです。

タスク管理専用ツールを用いる上で、同じプロジェクトチームのメンバーと情報を共有することが重要です。

もちろん、ツールには共有機能が搭載されており、無料でも機能が充実したタスク管理専用ツールが多数ありますので、後ほどあらためて詳しくご紹介します。

タスク管理を行う上での3つの重要ポイントと注意点

ポイント

タスク管理を行うことが、作業効率の向上や社員同士のコミュニケーションをより確実なものとします。

しかし、ただなんとなくタスク管理をしていれば、それで良いというものではありません。そこで、タスク管理を行う上での重要ポイントや注意点について解説しましょう。

重要な情報の共有

タスク管理を行う上で、業務の進捗状況をこまめに報告する必要が出てきます。そのため、効率良くタスク管理を行うには、同じチームの社員同士で必要な情報を共有することが重要です。

できる限りタスクの細分化を行うこと

仕事の進捗状況やひとりひとりの社員の役割分担など、細かいことでもしっかりと把握しておくことが肝心です。そのための対策として、可能な限りタスクを細分化しておくことが重要となってきます。

タスクをおおまかに区切ってしまうと、情報を共有する上で管理するのが難しくなるので、できるだけ細かく分けておくのがコツです。あえて細かく分けておいたほうが、作業手順や流れが掴みやすいという利点もあります。

タスク管理の担当者を決めておくこと

タスク管理を行う以上は、担当者をあらかじめ決定しておく必要があります。仮に担当者がいなかった場合、作業手順に間違いが生じたり、進捗状況について把握しづらくなり、作業がスムーズにいかなくなる可能性があります。

タスク管理専用ツールを上手に選ぶ3つのポイント

グラフ

タスク管理には手書き・表計算ソフトなどいろんな方法がありますが、やはりもっとも活用すべきなのが専用のツールです。無料と有料のものがありますが、種類が多くて選びづらいのが難点です。

そこで、タスク管理専用ツールの上手な選び方とコツについて、簡単に3つのポイントをまとめてみました。

シンプルな操作性で選ぶ

タスク管理専用ツールを初めて使う人にも難なく使えるように、シンプルな操作で楽に使えるタイプのものがおすすめです。

タスク管理ツールを開いた時に、最初にどこを触ったら良いかわからない、入力がしづらいようではストレスになってしまいます。誰でも簡単に使いやすいタイプのものを選んでおくと安心です。

機能の充実性で選ぶ

シンプルな操作でなおかつ機能が充実していれば、文句のつけどころはありません。 タスク管理を行う上で、最低限どのような機能が必要なのか、よく考えてみましょう。 中には、入力したデータをグラフ化して視覚的にも特化したタイプのタスク管理専用ツールもあります。

また、ツールによっては、Slackなどのコミュニケーションツールとの連携が良いタイプのものもあります。タスク管理機能だけではなく、チェック機能やデータの送受信、カレンダー機能などが付帯されたものもありますが、タスク管理ツールを使う目的やニーズによっても、選び方が変わってきます。

タスク管理専用ツールのタイプで選ぶ

一口にタスク管理専用ツールとはいっても、パソコンやスマホにインストールするタイプのものや、クラウド型などのタイプがあります。情報共有のしやすさで比較すると、クラウド型の方が最適です。

ただし、クラウド型の場合は基本的にインターネット上で使うことが前提となるため、安定した接続環境やセキュリティ対策が必須となります。

インストールするタイプのタスク管理専用ツールの場合は、オフラインでも使用可能ですが、基本的に自分自身で管理を行う必要があります。

誤ってツールを削除した場合は、これまで管理していた内容が消去されることもあるので、自己責任で行う必要があります。

それぞれのタイプの特徴の違いやメリット・デメリットを把握した上で、ニーズに見合うツールを選ぶべきです。

【無料】タスク管理ツールおすすめ7選

無料・機能性充実・シンプルな操作性、この3要素をしっかり兼ね備えたおすすめのタスク管理専用ツールを7つ厳選してご紹介します。

Todoist

Todoistを初めて利用する方には無料プランが最適ですが、有料のプレミアムプランは年払いだと1か月あたりの料金が338円、月額払いの場合は448円と低コストです。

もっとも高機能なのはビジネスプランで、年払いの場合は1か月あたり558円、月払いで678円です。

有料プランは30日間のお試し無料期間もありますので、使い心地を試してみると良いでしょう。

完了した任務 (タスク) をその都度チェックして消去するタイプなので、指示された業務が1つ1つ完了するたびに達成感が得られることでしょう。

タスク管理が初めての方にも使いやすいのが、Todoistならではの魅力です。 1日ごと・1週間ごとのそれぞれの小さな目標を立てて、グラフ化されるのでとても見やすいのが根強い人気の秘密です。

https://todoist.com/ja/

Backlog

とくにWEB制作会社や広告代理店などで重宝されているのが、Backlogです。 画面がシンプルで見やすく、プロジェクト管理や課題管理に必須の機能がすべて集結しています。

プロジェクトチームのメンバーのタスクを一目で確認できる仕組みになっており、最新の課題やコメントをメールで通知する機能も充実しています。

チーム内で与えられた課題や業務について、作業スタート日・期限日を設定することにより、自動的にガントチャートが出来上がる仕組みです。

進行中のプロジェクトについて、各メンバーの作業進捗状況について、未対応から完了まで4パターンから選び、登録した内容を他の社員に通知することができます。

https://backlog.com/ja/

Microsoft Teams

従来の「Microsoft Planner」と「Microsoft To Do」が統合して、新たに「Microsoft Teams」が誕生しました。WordやExcleでおなじみのMicrosoft社から無料配布されたタスク管理ツールなので、信頼度も抜群です。

音声通話・Web会議・チャットなどの機能が搭載されており、さらにタスク管理ツールとしても使えるのが、「Microsoft Teams」のおすすめポイントです。

「Microsoft Teams」はもちろん無料で、さらにワンランク上の有料プランは1ユーザーにつき月額540円の「Microsoft 365 Business Basic」プランが用意されています。

Offce365を導入済みであればとくに追加料金は不要、リモートワークでは必須のツールとなりそうです。デスクトップ版とモバイル版が用意されているので、必要に応じて使い分けると良いでしょう。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/download-app

Asana

プロジェクトチームの作業計画・目標達成・各メンバーの進捗状況など、共有スペースを1つに集結させて、見やすく表示できるのがAsanaの厚く支持される大きな理由です。

タイムラインやリストでタスク管理を行い、全体的にシンプルな操作性で視覚的にも伝わりやすいのがAsanaならではの魅力です。

おもな対応デバイスはパソコン、スマホ (Android・iOS)です。 オートメーション機能を上手く活用すれば、面倒な手作業が自動化されるので便利です。 タスク管理が初めての方から、これまで他のツールを使っていた人にも「シンプルな操作で使いやすい」と好評です。

チャットワークのように通話やチャットの機能はなく、タスク管理に特化したオンライン型のツールとして定評があります。

https://asana.com/ja

Trello

仕事からプライベートまで、幅広く使えるタスク管理ツールをお探しの方におすすめなのがTrelloです。カードに書き込むタイプになっていて、業務の期限やメッセージなどをTrelloカードに追加することができます。

Trelloが他のタスク管理ツールと異なる点は、カスタマイズ性に優れていることです。 チーム内で使用中のアプリをワークフローに統合することが可能で、パソコンでもスマホでも自由自在に使える手軽さが魅力です。

また、Trello独自の特色として、Butlerと呼ばれるAIを駆使することにより、ワークフローが自動化される仕組みになっています。

すでにコストコやグーグルなどの一流企業がTrelloを導入済みで、高い利便性とカスタマイズの自由性が根強い人気の秘密です。

https://trello.com/ja

Wrike

リモートワークでWeb会議やチャットツールと併用したいのが、タスク管理専用ツールのWrike (ライク) です。

各ステータスでタスクの一覧が可能なダッシュボードを作っておけば、業務スケジュールの調整やメンバー間との連絡のやりとりがスムーズになります。進捗状況などを分析できる機能が充実しており、もちろん無料での利用が可能です。

有料プランでもっともメジャーなのがパーソナルプランとビジネスプラン、この他にも多彩なプランが4種類も用意されており、ビジネスの規模やニーズに合わせて自由に選択できます。

https://www.wrike.com

Redmine

インストール型のタスク管理専用ツールにこだわるなら、Redmineがおすすめです。 また、Redmineはインストール作業が不要なクラウド型のサービスも提供されています。

もちろん、スマホ・タブレット用のアプリも用意されているので、ライフスタイルやビジネススタイルに合わせて使い分けができます。

さらに、プラグインを追加すればRedmineの機能をより充実させることが可能です。 画面のレイアウトや色を自由にカスタマイズできるのも、Redmineならではの魅力です。

無料プランでは物足りない場合は、スタンダードまたはミディアムのいずれかの有料プランを選択すると良いでしょう。

http://redmine.jp/

まとめ

この記事では、おもにタスク管理のメリット・重要性・注意点についてお伝えしましたが、いかがでしょうか。

また、合わせてタスク管理ツールの選び方やおすすめのツールをご紹介しました。 中には、プロジェクトチームなどグループで業務を行う場合のみ、タスク管理が必要なのではないかと認識した人もいるかもしれません。

しかし、SOHOやフリーランサーとして活躍する人の中にも、タスク管理を上手に活用している人も少なくありません。

身近なところでは、コミュニケーションツールとして使用するチャットワークやSlackなどがよく使われています。中には、無料のタスク管理ツールを上手に使いこなして、自分自身で自己管理を行う人もいます。

タスク管理の方法もいくつか紹介しましたが、プロジェクトチームを組む場合は、重要な情報を共有できる体制を整えておくことが肝心です。そのような観点から、タスク管理専用ツールを用いるのが効果的であると考えられます。

中には機能性の高い有料プランもありますが、最初からいきなり有料プランを使うと、コストの面でも気になります。

無料プランでも使いやすいものは多数ありますので、その中からニーズに見合うものや使い勝手の良いものを選択して、賢く上手に使いこなすと良いでしょう。

 

 

 

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