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【2021】いまさらながら聞けないZoomの使い方。画面共有など最低限必須の機能・セキュリティ対策・注意点を解説

公開日:2021年1月6日/最終更新日:2021年2月12日

テレワークが推奨される中、オンラインミーティングでよく使われるのがZoom (ズーム)ですが、どのような機能があるのか意外に知らない人が多いのではないでしょうか?

もちろんZoom以外にもWeb会議ができる便利なツールは沢山ありますが、やはりもっともメジャーなのがZoomです。

そこで、今回はZoomを利用する上で最低限使いこなしておきたい機能・メリット・セキュリティ対策・注意点について解説します。

zoomイメージ

 

Zoomの概要

Zoomとはどんなツールなのか

今やWeb会議と言えばZoomを使う企業やフリーランサーが増えています。 パソコン・タブレット・スマホなど、状況に応じてさまざまなデバイスで使い分けができるのがZoomの大きなメリットでもあります。

自宅や社内ではパソコンでZoomを使い、ランチタイムやコーヒーブレイクにはタブレットで、外出先ではスマホアプリを立ち上げるなど、ビジネスライフに合わせて使い分けられるので便利です。 Web会議にZoomを使うのも良いし、クライアントとの軽い打ち合わせの際に使ったり、用途・目的に応じた使い方が自由自在にできるのが魅力です。

Zoomの運営企業は?

Web会議システムのZoomを開発したのは、アメリカの企業であるZoom Video Communications, Inc.です。2011年に会社設立され、Zoomのサービスがスタートしたのはその2年後の2013年からです。

同年5月にはユーザー数が100万人を突破し、コロナ禍でテレワークという働き方が定着してきた今では、数多いコミュニケーションツールの中でも、ZoomがもっともポピュラーなWeb会議ツールとなりました。

ビジネスシーンからプライベートまで、快適な環境でWeb上でのコミュニケーションがスムーズにできるのがZoomの根強い人気の理由です。

Zoom利用前に準備すべきものは?

Zoomを利用するにあたり、ケーブルや光などの高速インターネット通信環境が必須となります。パソコン・スマホ・タブレットなどの通信機器とWebカメラ・ヘッドセットが必要となります。

Webカメラは自分の顔を画面に映し出すために必要となります。 ただし、使用中のパソコンに内蔵カメラが付帯されている場合は、とくにWebカメラを準備する必要はありません。 ヘッドセットとは、ヘッドホンとマ音声マイク機能が一体化されたものです。 ヘッドセットを準備する場合は、使用中のパソコンのWindowsのバージョンに合うタイプのものを選ぶ必要があります。

Zoomの最新バージョンは?

Zoomは不定期にバージョンアップが行われ、機能がより向上してきました。 2021年1月時点の最新バージョンはZoom 5.4.3です。 このバージョンアップにより、Web会議の機能がより強化され、Zoom上で複数のプログラムを表示できるようになりました。 また、従来のバージョンよりもセキュリティが強化されました。

Zoomをインストールしよう

ZoomでWeb会議に参加するための準備として、インターネット上からZoomをダウンロードする必要があります。 Zoomの公式サイトにアクセスして、ページの最下部「ダウンロード」の文字を選択して、ダウンロードセンターのページに進むと、複数の項目が表示されます。

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

最上部の「ミーティング用Zoomクライアント」より「ダウンロード」の青いボタンを選択して、ダウンロード開始します。 ダウンロードが完了したらインストーラーを起動させて、インストールが開始されます。

インストール完了後にアカウント登録の手続きを行います。 スマホでZoomを利用する場合は、専用のアプリをダウンロードします。Android・iPhone用のアプリが用意されているので、適したものを選択しましょう。

お手持ちのスマホのタイプがAndroidの場合はGooglePlayの公式サイトから、iPhoneの場合はApp Storeの公式サイトからダウンロード可能です。 専用のアプリをインストールしたら、アカウント作成の手続きに入ります。

Zoom活用前に知っておきたい5つのメリット

パソコン

基本的に無料で利用可能

Web会議システムの種類によっては、有料プランのみのものもありますが、Zoomの場合は無料プランも用意されています。

無料プランの場合は一部の機能に制限はありますが、画像の共有やデータファイルの受け渡し、1対1でのオンラインミーティングの場合はとくに利用時間に制限もなく、快適な環境で利用できます。 無料プランを選択した場合は、Web会議には最大100人まで参加可能です。

ただし、Web会議に3人以上で参加する場合の1回あたりの制限時間は40分となります。

Zoom の活用でWeb会議がスムーズに進行

使用するWeb会議システムによっては、途中で音声が途切れたり、画像が途中でフリーズするなどのハプニングが生じるケースもあります。 重要な会議や取引先との商談の最中に画像が静止するなどのトラブルが発生すると、作業効率や利益にも大きく影響し、ストレスとなってしまいます。

その点、Zoomの場合はデータ通信量が比較的少ないため、通常のインターネット接続環境が安定していればWeb会議がスムーズに進行できます。 1対1でのWeb会議ではもちろん、大人数でのオンラインミーティングの際にも、音声の途切れや画像静止などのトラブル発生が生じるリスクは極めて低いです。

アカウント取得の必要なし

他のWeb会議システムを利用する場合、アカウント登録の手続きが必要となるケースがほとんどです。 その点、Zoomの場合は事前にアカウントの作成やライセンス取得の手続きを行う必要はなく、Web会議専用のURLにアクセスするだけで誰でも無条件に参加できます。 アカウントやパスワードを管理するのが苦手な方にも、Zoomを活用したオンラインミーティングはおすすめです。

Zoomは活用の幅が広い

Zoomの最大のメリットは、多彩な機能が無料で利用できるため、活用の幅が広いことです。単にオンラインミーティング用に使うだけではなく、背景を好みの画像に変更することも可能です。 例えば、テレワークの場合だと、自宅の室内の背景が映ってしまうことがあります。

室内の物が映らないように部屋の片づけをするのも面倒です。その点、Zoomでは背景を好みに変更できるので、室内の様子が映らないようにプライバシーを保護することが可能です。たとえば、美しい沖縄の海の画像を背景色として選んでおけば、緊張感をともなう会議でも海の青い色を眺めるだけで、自然にリラックスできることでしょう。

また、Zoomの画面上で資料などを共有することも可能です。 WordやPower Pointで作成した資料をZoomの画面上に出してWeb会議の参加者に説明することもできます。

オンラインセミナーに最適

Zoomは大人数で参加できるので、オンラインセミナーや講座、研修の目的で利用するケースが多いです。スカイプやチャットワークの場合は、少人数での参加であれば良いですが、大人数での参加には適していません。

無料版の場合は最大100人までWeb会議に参加できるので、オンラインセミナーでZoomが活用されるケースが多いです。

Zoomを使用する3つのデメリット

3人以上のWeb会議には時間制限がある (無料版)

先にもお伝えした通り、Zoomの無料版を活用して3人以上でWeb会議を行う場合、最大40分までの時間制限が設けられています。 小規模のミーティングを行う場合は無料プランでも構いませんが、3人以上で長時間の会議を行う場合は、有料プランを新規契約する必要が出てきます。

ZoomでのWeb会議前の準備が必要

Web会議を始める前に事前の確認が必要になってきますが、Zoomの場合は、会議前にメッセージのやりとりができないのがデメリットとなります。Web会議をいつ開始するのかなど、スケジュールの事前確認を行う場合は、チャットワークやスカイプなどのチャットシステムやメール、ラインなどを活用すると良いでしょう。

事前にWeb会議のスケジュール確認を行った上で、開始時間にはZoomに参加するといった心構えが必要となります。そのため、Zoomと他のコミュニケーションツールを併用すると良いでしょう。

Web会議参加者の反応がつかみにくい

Zoomに限って言えることではありませんが、とくに大人数でのWeb会議を行う場合、参加者の反応がつかみにくいのが難点です。 1対1、または少人数のWeb会議の場合は、参加者ひとりひとりがどの程度まで、話が理解できているのか、把握するのが困難です。

ともすれば、一方的なコミュニケーションとなりがちなので、ある程度の工夫が必要です。 長時間に渡り、一方的に話を聞くというスタイルだと、かえって話が伝わりにくいので、資料を共有するなど、相手に対してわかりやすく理解できるようにフレキシブルな対応力が求められます。

Zoom活用前に知っておくべき3つの注意点

ワーク

Zoomを活用すればストレスフリーな環境でWeb会議や打ち合わせが可能、多彩な機能付きで利便性が高いです。 しかし、Zoomを活用する上でのいくつかの注意点も知っておく必要があります。

万全なセキュリティ対策が必要

Zoomを使う前に、万全なセキュリティ対策が必要となります。 テレワークが推奨される中でZoomのユーザーが急増してきた反面、セキュリティの防弱性について懸念事項があります。 とくに警戒すべきは、Zoom Bombingと呼ばれる現象です。ZoomのWeb会議用のURLやID・パスワードが狙われやすいのが弱点です。

仮にURLなどが攻撃された場合、画像共有機能などを悪用したり、勝手にWeb会議に参加するなど悪質な行為に出る可能性があります。

つまり、招待されていない謎の人物が無断でWeb会議に参加するという現象です。 万全なセキュリティ対策として、ウィルス対策ソフトを導入することももちろん必要ですが、それだけでは十分ではありません。 Zoom自体のセキュリティの向上を図るには、ホスト側が招待していないゲストを参加させないように設定しておく必要があります。

Zoomをチャット代わりに使うのは適していない

Web会議として活用する場合は高い利便性のあるZoomですが、会議が開かれていない状態の時にチャット機能をメインとして活用することはできません。

本来、Zoomは複数人のWeb会議用に使うことをメインとしており、文字上のメッセージのやりとりを行うチャットシステムを主流としたものではありません。

Zoomとは別に他のチャットシステムやメールなどのコミュニションツールと併用することで、スケジュールの事前確認が可能となりますので、その点を踏まえておく必要があります。

タイムラグが生じるケースがある

Zoomでの画面共有を行う際には、少しタイムラグが生じるケースもあります。 もちろん、音声通話にはタイムラグが生じることはなく、リアルタイムで相手に届きますが、画面上で発生するタイムラグは最大で5秒~10秒程度です。

ただし、インターネット通信環境や使用中の通信機器のスペックなどによっても、どの程度の時間差が生じるのか微妙な違いがあります。 この点が改善されれば、Zoomはこれまで以上により確実にストレスフリーな環境で使用できるようになります。

Zoomを安全に活用するための4つのセキュリティ対策

セキュリティ対策

画面共有不可の設定を行う

Zoomのセキュリティをより強化するための対策として、Web会議中には参加者が画面共有ができなくなるように設定を行うと良いでしょう。 ホストコントロールから「画面の共有」の隣の矢印を選択、さらに「詳細な共有オプション」を選択すると、「ホストのみ」「全参加者」の2つの選択肢が表示されます。

「ホストのみ」にチェックを入れておくだけで、招待を受けていない謎の人物が勝手に画面を共有することはできなくなります。

Web会議の参加者を制限する

Zoomのセキュリティを万全にするには、Web会議の参加者の人数制限の措置を行うことが肝心です。 そこで、ぜひ活用したいのがサインインしたユーザーのみ参加できるように、しっかりとした措置を取る必要が出てきます。

招待されていない人がWeb会議に無断で参加しようとした場合に、「対象者は権限のある参加者のみ」という注意を促すメッセージが画面上に表示されます。 あらかじめ招待を受けたメールアドレスからZoom専用のアカウントにログインしなかった場合に、このようなメッセージが出ます。

新規参加者に対してロックをかける

Zoomのセキュリティの強化対策として、新規参加者に対してロックをかけることも可能です。専用のID・パスワードを持っている人でも、Zoomウインドウの下部・「参加者」を選択して「ミーティングのロック」ボタンを選択すれば不審な新規参加者を入れることはできなくなります。

怪しい参加者を削除する

参加者に不審な人物を発見した場合は、その参加者を追放することも可能です。 「参加者」メニューから追い出したい参加者の氏名にカーソルを合わせ、「削除」を選択すれば不審な人物を追放できます。

Zoomで活用したい5つの機能

ウェブ会議

チャット機能

ZoomでWeb会議の最中にチャットのやりとりをすることができます。 チャット機能を上手に使いこなすことによって、会議中に参加者がどのようなリアクションを示すか、ダイレクトに伝わってきます。

また、会議中やセミナー開催中に参加者に質問したい時にも、チャット機能を使うと便利です。1対1でのチャットはもちろん、複数人を対象にチャットすることも可能です。

会議中にチャットを行うには、基本画面の「チャット」を選択すると、画面右側に白い背景色のチャットスペースが表示されます。

相手に送るメッセージを入力してEnterキーを押すと、送信完了となります。文章の途中で改行する場合は、Shiftを押しながらEnterキーを押します。 複数の参加者がいて全員に送信する場合は、宛先欄に「全員」を選択します。 特定の参加者のみに送信する場合は、個別に選択します。

データファイルの受け渡し

Web会議の最中に、データの受け渡しも簡単にできます。 Zoomでファイルを送信する方法は、下記の通りシンプルな3

ステップです。

・チャット画面の右下にある「ファイル」から「ミーティング内でファイルを共有」を選びます。

・データファイルの送信元はパソコン内のデスクトップやドキュメントなどの保管場所、またはGoogle DriveやDroppboxなどのクラウドシステム上からの送信も可能です。

・データファイルを選択の上、送信処理を行います。

Web会議の録画機能

Web会議や打ち合わせの様子を録画する便利な機能もZoomには付帯されています。重要な会議で内容を聞き逃してしまった場合でも、この録画機能を使えばいつでも再生可能です。

Web会議を録画するには、画面下の「レコーディング」を選択します。録画中は参加者にもホスト側にも「レコーディングしています」の文字が出ます。Web会議の最初から最後まで録画することはもちろん、停止または一時停止の機能を使いこなせば、一部のみ録画することも可能です。

録画された動画の音声ファイルは自動的にM4A形式、画像はMP4形式に変換される仕組みとなっています。録画したファイルを自分のパソコンに取り込み、空いた時間に繰り返して再生することも可能です。

Googleカレンダーとつなげる

スケジュール管理として、Googleカレンダーを日常的に使う人も増えています。Googleカレンダーとの連携力が深いのも、Zoomならではの大きなメリットです。

この2つを連携させることによって、Zoom上からの会議のスケジュール作成・管理がよりスムーズになります。 Googleカレンダーと連携されたZoom上で、スケジュールを経由してWeb会議に参加することができるようになります。 GoogleカレンダーとZoomをつなげる方法は簡単です。

管理画面の「プロフィール」より「カレンダーと連絡先サービスを構成」を選択、さらに「Google」を選びます。 連携するGoogleカレンダーのアカウントを選び、アクセスのリクエスト承認で手続きが完結します。

また、Googleカレンダー以外にもiCal形式対応カレンダーやOffice 365と同期させることも可能です。 iCal形式とは正式にはiCalendar形式と言い、カレンダーの標準的な形式で、拡張子は「.ics」です。ユーザーの環境に合わせて自由自在にカスタマイズできるのも、Zoomならではの魅力です。

ホワイトボード機能

Web会議・セミナー・講座・研修などでぜひ活用したいのが、Zoomのホワイトボード機能です。会話だけでは縦断に伝わりにくい部分をホワイトボード機能を活用することで、より効果的に伝えることができます。

ホワイトボード機能を使うには、基本画面の黒い帯の部分から「画面の共有」を選択します。「共有するウインドウまたはアプリケーションの選択」から「ホワイトボード」を選びます。操作メニューと白い画面が表示され、これに文字などを書き込みます。

やり直し・消去・強調 (スポットライト) などの編集作業も簡単な操作で出来ます。 必要に応じて、文字や線などが書かれたホワイトボードを保存することも可能です。

まとめ

この記事では、オンラインミーティングシステムでもっともポピュラーとなっているZoomの活用すべき機能・メリット・デメリット・注意点・セキュリティ対策を中心にお伝えしました。

ここで紹介した機能は、ごく一部であり、Zoomにはこの他にも沢山の便利な機能が搭載されています。多彩な機能が搭載されているのもZoomならではの魅力ではありますが、初めて使う人にも操作が簡単にできるので馴染みやすいです。

クライアントと1対1で仕事の打ち合わせ用として使ったり、オンラインセミナーや会議・研修・小規模のミーティングなどさまざまな用途で活用できます。

1つ補足しておくと、無料プランでは物足りない場合は、1つのIDにつき1か月あたり1600円からの低料金の有料プランも用意されています。 有料プランを選択した場合は、1会議につき最大24時間まで連続利用が可能です。

有料プランはプロ・ビジネス・エンタープライズの3種類、ビジネスの規模やニーズに見合う最適なプランを選択すると良いでしょう。 効率よくテレワークを行うには、今やZoomの導入は必須と言っても良いほどです。

SOHOやフリーランサーも、Zoomを上手に使いこなすことも重要なスキルとなります。 Web会議の参加はもちろん、チャット機能やデータファイルの受け渡しなど、まずは簡単な基本操作からマスターしてはいかがでしょうか。

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