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在宅ワークのベストプラクティス

2020年4月15日

今世界中に広まっているコロナウィルスの影響で、外出を自粛の流れの中、在宅ワークをする方が増えてきていると思います。

しかし、同じ社内やオフィスで仕事をしているのと、在宅ワークとでは直接会えないと言う以上に色々と違う点があると思います。

ですので、今回はそんな在宅ワークを取り入れている経験から、私の使っているツールや、在宅ワークで気をつけていることを紹介したいと思いますので、お役に立てれば幸いです。

リモートワークイメージ

使っているツール・アプリ

使っているツール・アプリイメージ

連絡系アプリ

ChatWork / Slack 等

こちらは私にとっては必須のアプリになっています。
ChatWorkやSlackなどのチャットアプリはもし利用可能な場合は使用した方が便利だと考えます。
その理由は以下のような内容です。

・リアルタイムで通知がくる
・データのやり取りがアプリ内でできる(ある程度、大きい容量のファイルも扱える)
・案件などチャットを分けられる
・チャット内の検索が楽
・案件概要などの情報をアプリ内で管理できる
etc. . . .

この中でも、「リアルタイムで通知がくる」が私の中でとても大きいです。
と言うのも、連絡はもっぱらメールで行うことが多いと思いますが、メールは設定によっては通知がすぐに来ることがありますが、やはりタイムラグが生じます。

そうなると10秒、1分とズレが積もっていき仕事全体の進捗が遅くなってしまうかもしれません。
また、急ぎ返信が必要な内容の場合は尚更です。

直接「これやっておいて・確認しといて」など言えればいいのですが、やはり在宅ワークをするとなるとこのようにはいきませんので。

ちなみに、前職で営業をやっていたときや、在宅ワークを始めて間もない頃にメールを主に使っているときは、メールを送った後に「今送ったのでよろしくお願いします!」と電話をかけたりしていました。笑
リアルタイムって素敵ですよね。

クラウドストレージイメージ

クラウドストレージ

Dropbox / Google Drive / iCloud など

データを頻繁にやり取りする場合は、クラウドストレージを利用すると便利です。

大きいデータを送る場合、データを圧縮して送りますが、あまり大きいと圧縮した後に「gigaファイル便」などのツール使うかと思います。
それでも問題ないのですが、これが頻繁に行われる場合、圧縮する時間・アップロードする時間など諸々かかってしまいます。

そんな時に便利なのがクラウドストレージです。
クラウドストレージを使いデータを共通すれば、これらの時間を短縮することができます。

これらのアプリを使い、自分のパソコンの該当フォルダに共有設定をかけておくと自動で更新されるのでとても便利です。

パソコンの容量が心配という人は、アプリや料金により異なりますが、特定のフォルダのみダウンロードや更新をかけることも可能です。

なお、少し気をつけないといけないのは、共通しているデータを間違って消してしまった場合、相手のデータも消えてしまうのでここは注意が必要です。

ちなみに私は少し心配なので共有データを自前のサーバーなどに一定期間保存したりしています。

仕事のモチベーションを上げる

実はこれが一番大切だと思います。
はじめのうちは、「在宅っていい!」「なぜ今まで在宅ワークじゃなかったんだ!」と感じ、在宅ワークをエンジョイできると思います。

ですが、人によっては、人に会わない・監視がないとだらけてしまったり、やる気が起きないなんてこともあります。

なので、ここでは私がやっている仕事のモチベーションを上げているものを紹介します。

好きな音楽をかけるイメージ

好きな音楽を流す

これは環境や人にもよるかと思いますが、もし流せる環境で、音楽が流れていても仕事ができる人であれば仕事が捗りますし、好きな部分でペースが上がったり「今、自分、ゾーンに入ってる!!」って思っちゃいます。

また、好きな音楽を流し続けてもいいのですが、これを期にサブスクリプションを利用して新しい曲を見つけるものいいですね。

運動をする

運動をする

在宅ワークをすると基本運動不足になります。
通勤がなくなる・オフィスの移動がなくなる・デスクからほぼ動かない。

このようなことになるので運動不足になり、太ります. . . .しかも急激に(体験談)
そうなると体調も悪くなり、気分も落ち込み生産性も落ちます。
それを防ぐためにも、運動を心がけます。

今はジムなどの運動施設には行けませんし、外出を極力控えなければならないのでランニングも難しいかもしれませんが、自宅で筋トレをするだけでも違います。

また、朝の通勤に使っている時間を運動に回すと考えれば、そんなに難しくはないかと思います。

そして、続けていくうちに運動が楽しくなります。
(ただし、自分にあった運動量にすることが大切です)

より良い在宅ワーク環境イメージ

より良い在宅ワーク環境にする

こちらはもし余裕があればの内容なのですが、今後在宅ワークが主となる人はデスク周りに好きなものを置いたり、好きな匂いなどで気分を変えたりするのもいいかと思います。

また、連絡系アプリでも話しましたリアルタイムですが、通知がきてもパソコンの前にいなかったり、スマホの通知に気づかないことがあります。

それをより防ぐために、スマートウォッチを使う方法もあります。

私はApple Watchを使っているのですが、これでほぼ通知を見逃すことがなくなりました。

Apple Watchは音と振動でスマホの通知を教えてくれるので、スマホがポケットに入っていても気づくことができます。
また、チャットアプリによっては内容も表示してくれますので、緊急かどうかも簡単に分かります。

このように、より良い環境を作っていきましょう。

最後に・その他心がけていること

以上、いろいろ紹介しましたが、最後に私がツールやモチベーションの他に心がけていることがあります。
それは返事をすること・自分の認識を伝えることです。

できる限り返事をする

これは人によっては「返事はしなくていい」と言う人もいますが、特にそうでない人には、できる限り返事をすることにしています。

メール・チャットでは読んだかどうか判断することは難しいですし、今まで同じオフィスで働いていればある程度、何をやっているのかわかるのですが、お互い在宅ワークだと相手が何をやっているのか分かりません。

なので送信側は「ちゃんと読んだのかな?」「伝わってる?」「もしかして. . . .サボタージュ. . . .」など不安になってしまうかもしれません。

自分の認識を伝える

それら不安を少しでも解消するのもとても大切ですので、相手に「私は読みました!」「今確認してます!」とアピールすることはとても大切です。(できれば素早く)
また、合わせて自分の認識している内容も一緒に送ったりすると良いと思います。

在宅ワークは電話やビデオ電話などでもやり取りをすると思いますが、メール・チャットがメインで行われます。
それは場の雰囲気や、ニュアンス、声のトーンなど情報はのりませんので、対面よりも情報量が少なくなります。

なので、同じオフィスで働いていた時よりも、やり取りの中から生まれるズレをなくすよう、心がけていきましょう。

 

 

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