メールフォームとは？作り方から基本的知識までを初心者向けに解説【2023年版】

メールフォームを設置したい個人または企業のサイトを運営している方へ。
メールフォームを設置したいけれど、どうすればいいのかよくわからない。
そもそもメールフォームを活用するにはどうすれば良いのか？

こんなことでお悩みではありませんか？

この記事ではメールフォームの基本的な知識、運用する方法、作り方、その活用の仕方などを紹介しています。
またメールフォームサービスの選び方やそのポイントについても説明しています。

この記事を読むことで、あなたの要望に合ったメールサービスを見つけてください。

参考：【EFOとは？】無料のお問い合わせフォームを使って離脱を改善

 

▼ この記事の音声版もあります。ぜひご視聴ください！

※音声版は、音声で聞いた時にわかりやすくするため等により記事内容と異なる場合があります

メールフォームとは

メールフォームとは、Webサイト上で書き込んでメールを送信できる機能のことです。
ユーザーがメッセージを送るときにわざわざメーラーを立ち上げる必要がないので、手軽に情報を送ることができます。
例を上げてみます。

企業のサイトなどにある「お問い合わせ」のページに、個人情報や要望などを書き込めるものがよくありますよね？
それがメールフォームです。

メールフォームは入力された情報をいったんサーバーに送り、メール形式にしてサイトの管理者へ届けてくれます。

・ユーザーが手軽に書き込みできる
・管理者はメール形式で管理しやすい情報を得られる

これらの理由から広く個人や企業のサイトで利用されています。

メールフォームはHTMLやCSS、PHPなどのプログラミング言語で作られています。サイトによっては自分のところで作成したり、外注したり、無料メールフォームサービスを利用したりしています。

自作する場合は、自分の希望通りのものが作成できますが、専門知識が必要なので設置するハードルは高めです。

外注すれば専門知識がなくても、望み通りのデザインのメールフォームを作ることができます。しかしそれなりに費用がかかるので、個人のサイトなどでは難点ともいえます。

WordPressでサイトを運営している場合、プラグインを利用して簡単に作成することができます。ただ、望み通りのデザインにするためには、HTMLやCSSなどの知識が必要になることになり、こちらもややハードルが高くなる場合があります。

無料メールフォームを利用する場合、最大の魅力は専門知識がなくても、無料でメールフォームを作成できることでしょう。

しかし無料といってもサービスによって内容はさまざまであり、広告がついていたり、項目数の設定に制限があったりといったことがあります。
ですので、どこのサービスが自分の希望に沿っているのか見極めて選ぶことが必要です。

メールフォームの仕組みについて

メールフォームは、入力した内容がEメールとして入力したユーザーや管理者宛に届きます。
入力した情報が即座にメールになって届くのは、その入力～受信までの間に、いろいろなプログラム処理が行われているからです。

ホームページにあるメールフォームに個人情報などを入力し送信ボタンが押されると、PHPとかCGIというプログラムが実行されます。
そのプログラムのプロセスは簡単に説明すると以下のようになります。

• 入力情報(名前・住所・電話・メールアドレス等)をWebサーバーが受け取る
• 入力情報に不正がないかチェックする
• 入力情報をメールの本文形式に整斉する
• 文字化けがしないように調整する
• サーバーにあるsendmailと呼ばれるソフトでメールを送信実行する
• 皆さんのメールアドレスに届く

より詳しい動作についてはこちらが参考になります

参考：メールフォーム(お問い合わせフォーム)のhtmlの書き方と動作や仕組みについて

メールフォームのメリット

メールフォームを導入すると以下のようなメリットがあります。

メッセージを送るハードルを下げることができる

メールフォームはメーラーを立ち上げる手間がないので、ユーザーの行動するハードルを下げることができます。これにより情報を得る機会を増やせます。

必要な情報を収集しやすくなる

またメールフォームでは、こちらがほしい情報のみを入力してもらうことが可能です。ですから、余分な情報をふるい落とす手間がなくなります。

自動返信メールを送ることができる

多くのメールフォームには自動返信メール機能がついています。この機能を使えば、メール担当者が不在のときでも、自動的にユーザーにアクションを返すことができます。必要な情報を即座にユーザーに送ることができるのでユーザーの関心を逸らすことがありません。

これによりユーザーへの対応の遅れによる機会損失を防げます。

入力間違いを防止することができる

入力欄に誤入力防止の機能をつければ、入力ミスで無効なデータになってしまうことを防ぐことができます。送信情報確認画面と併用すればユーザーのミスを大幅に軽減することが可能です。
ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックスといった機能も併せて使えば、ユーザーの負担を上げることなく正確なデータを得ることができます。

情報の集計がしやすい

情報がメール形式で届くので、管理や情報の集計も簡単です。
顧客管理や買い物の金額を計上するといったことも、工夫次第で可能です。

迷惑メールを防ぐことができる

問い合わせ用のメールアドレスを公開する必要がなくなります。これにより企業や個人のメールアドレスを狙った迷惑メールの標的にならずにすみます。

メールフォームへの経路をアクセス解析ツールで分析できる

アクセス解析ツールであるグーグルアナリティクスを合わせて利用すれば、
「どのページからユーザーが流れてくるのか？」や
「メールフォームのどこで離脱しているのか？」
「メールフォームの離脱率」などを知ることができます。
このように分析することでよりユーザビリティーの高いサイト構築を進めることができ、Webマーケティング戦略の指標にもなります。

以上のことから、メールフォームを設置することによるメリットがおわかりいただけると思います。

メールフォームのデメリット

メールフォームには多くのメリットがありますが、残念ながらデメリットも存在します。

文字入力の手間がある

メールフォームでの入力項目が多いと入力のハードルが上がってしまい、ユーザーの回答意欲が下がってしまいます。また文章入力が多い場合も同様です。

それを回避するには入力項目を必要最低限度に絞り込み、文章での回答も極力少なくする必要があります。

文章のみのコミュニケーションになる

メールフォームでの情報のやり取りは基本的に文章が中心になります。しかし文章だけでは表現できることに限度があります。

その対策として図や画像を添付できるシステムにするという方法があります。ヴィジュアルの力を使えば文字だけでは伝わらないことも、わかりやすく伝わるようになります。

設置にコストがかかる

メールフォームの設置を外部に依頼した場合、料金が発生します。
その値段はさまざまですが、自社でメールフォームを作ったり、無料メールフォームサービスを利用すればコストを抑えることができます。

メールフォームの作り方

メールフォームを作る方法はHTMLやPHP、CSSといったプログラミング言語を利用することになります。

例えば

・HTMLでメールフォームの作成をする
・CSSで文字や色、背景などの画面の体裁を整える
・PHPでメールフォームの送信をする
・PHPで確認画面・完成画面を表示させる

以上のような手法でメールフォームを作成することができます。

メールフォームは次の3つの画面で構成されています。

・入力フォーム
・確認画面
・完了画面

入力フォームは、最初に表示される画面です。
チェックボックスで質問の選択肢を選べるようになっていたり、メッセージを入力できる機能があります。

質問を設置するときには、質問の項目数を必要最低限にするよう気をつけましょう。あまり項目を増やしすぎるとユーザーの回答意欲を下げてしまいます。

なにが最小限のものなのかはサービスによって違いがありますが、例えば、以下のような項目が挙げられます。

・希望するサービス
・氏名（会社名）
・メールアドレス
・お問い合わせ内容

他にも必要でしたら、電話番号や住所のデータなども項目に入れても良いですね。

入力例も提示しておきましょう。
入力の仕方がわからなければユーザーは面倒に感じ、入力してくれなくなってしまいます。

お問い合わせの種類という選択肢を用意しておく方法もあります。これを設定しておくことでユーザーごとに適切な対応をすることができます。また選択式なのでユーザーのハードルを下げることができ、最後まで入力されやすくなるでしょう。

ユーザーの手間を省くために、「ご希望のサービス内容」といった選択項目を用意しておけば相談内容などを簡単に入力できます。これもハードルを下げる効果があります。

確認画面ではユーザーが入力した内容を確認できるようになっています。これによって送信前に内容を確認してもらえますし、入力ミスがないかチェックしてもらえます。間違いの訂正やキャンセルなどを行うためにも必要です。

完了画面は、送信後に表示される画面です。
ここで受付番号や今後の手続き、お礼のメッセージなどを表示できます。
関連商品のリンクを表示するなどといった工夫次第でいくらでも活用できます。

以上のようにメールフォームはデザインされています。

しかし、HTMLやPHP、CSSの専門知識を持たないひとが1から作るのは難しいでしょう。

そこでWordPressのプラグインを利用して作成するという方法もあります。
これなら専門知識もいりませんし、WordPressを使える人なら誰でもメールフォームを作成できます。代表的なものでContact Form 7やMW WP Formがあります。

ただ、より自分の希望通りのものを作成しようとすると、どうしてもHTMLなどの専門知識が必要になり、やはりハードルが高くなってしまいます。

そこで外部のメールフォームサービスに発注するという方法があります。

専門知識は不要ですし、自分の希望通りのデザインのものを作るよう発注可能です。要望や予算などに合わせて、自分にぴったりの方法を選びましょう。

最後に無料メールフォームを利用するという方法もあります。
これでしたら無料ですし、専門知識がなくてもテンプレートを利用して、要望通りのデザインのメールフォームを作ることができます。

無料メールフォームの中には広告がついていたり、項目の設定数や扱えるデータ量に制限がついていたりします。自分の希望に沿うようしっかり見定めて利用しましょう。

参考
アンケートの作り方とコツ！作成の流れや回収率をあげるポイントを解説
Googleフォームの使い方を初心者向けに徹底解説

Webサイトにおけるメールフォームの最新トレンド

Webサイトにおけるメールフォームの最新トレンドについて言えば、以下のようなものがあります。

レスポンシブデザインに対応したメールフォーム
現在、スマートフォンやタブレットなどの普及に伴い、Webサイトを見るデバイスが多様化しています。そのため、メールフォームもレスポンシブデザインに対応するようになってきています。これにより、どのデバイスからでも簡単に入力・送信できるようになり、カスタマーサポートの改善につながります。

AIによる自動応答システム
AI技術の進化に伴い、自動応答システムが普及してきています。これにより、カスタマーサポートの改善やコスト削減に貢献します。

認証による個人情報の保護
個人情報の保護が重要になってきているため、メールフォームにも認証機能が搭載されるようになってきています。これにより、個人情報が不正にアクセスされるリスクを軽減することができます。

Chatbotによるカスタマーサポート
近年、Chatbotが普及してきています。WebサイトのメールフォームにもChatbotを組み込むことで、カスタマーサポートを24時間対応することができます。

このように、Webサイトにおけるメールフォームの最新トレンドは、カスタマーサポートの向上や個人情報の保護、AI技術の活用などが挙げられます。

メールフォームのセキュリティ対策

メールフォームの情報を守るためにもセキュリティ対策は必須です。
セキュリティ対策をおこたると、ウイルスを仕込んだ迷惑メールが送られてきたり、情報を盗まれてしまう事態におちいってしまいます。

セキュリティ対策には以下のようなものがあります。

SSL

SSLとは「Secure　Sockets　Layer」の略で、情報を暗号化するものです。
SSLを採用しているメールフォームでは、URLの表示が「http://…」ではなく「https://…」となります。このことからSSLを導入することをhttps化ともいいます。
SSLはユーザーのブラウザーとサーバーとの間の情報を暗号化します。これによりユーザーとブラウザー間のデータが安全に保護されるという仕組みです。

SSLの暗号化は、「公開鍵」と「共通鍵」によって行われています。

メールフォームに入力されるとSSL通信のリクエストをサーバーが受け取り、ユーザーに「公開鍵」が送られます。
「公開鍵」を受け取ったユーザーの端末で「共通鍵」が生成され、メールフォームに入力された情報は暗号化されます。

これでサーバーまでの途中の情報を抜き取っても、解読できなくなります。

F/W（ファイアウォール）

F/Wは企業などの内部ネットワークをインターネットから侵入して、不正なアクセスをしてくる相手から守るための”壁”です。
社内ネットワークをインターネットに接続することが当たり前になったことで、外部から侵入し、内部データを盗み見されたり、改ざんされたり、破壊されるといった危険が生じたため、それに対応して生み出されたシステムです。

IPS

IPSは、不正な通信によって内部ネットワークへの侵入を阻止するセキュリティシステムです。
正式名称は「Intrusion Prevention System」で、日本語でいうと「侵入防止システム」になります。
通信で不審なデータが流れてきた場合、管理者に警告を発し、怪しいデータを遮断してしまいます。

WAF

WAF（Web Application Firewall）は、ウエブアプリケーションの脆弱性を突いた攻撃へのセキュリティ対策です。

効果としてはF/WやIPSに似ていますが、より防御範囲が広いのが特徴です。攻撃の判定に「シグネチャ」というものを使い、予め決められたシグネチャから外れた通信を遮断します。また単に防御だけでなく相手への反撃を行うこともできます。

Google reCAPTCHA

Google reCAPTCHAはGoogleが提供しているメールフォームを用いた不正を防ぐのに有効な無料のサービスです。
送信画面やログイン画面で、「横断歩道の画像を選択してください」とか「私はロボットではありません」の文言とともに表示されるチェックボックスを見たことがある方は多いのではないでしょうか。それがreCAPTCHAです。このreCAPTCHAはbot(自動的にネットを周回するソフト)が不正にメールフォームにアタックをし大量に送信しようする行為を防ぎます。

このようにメールフォームには何重ものセキュリティ対策が必要になる場合があります。

またメールフォーム自体だけではなく、自社でサイトを管理している場合は社内の人間のセキュリティ意識を高める必要もあります。

例えば、個人情報の保護に対するルール策定と周知、担当者へのセキュリティ教育、実際にセキュリティ問題が起きた事例の共有などです。

メールフォームを守るためにも、外部のメールフォームサービスを利用するときには、セキュリティ対策がしっかりしたところを選びましょう。

メールフォームを使ったカスタマーサポートの最適な運用方法

メールフォームを使ったカスタマーサポートは、Webサイトにアクセスしたカスタマーが簡単に問い合わせを行えるようにすることで、カスタマーサポートの効率化や改善に貢献します。それでは、メールフォームを使ったカスタマーサポートの最適な運用方法について説明します。

1. 返信の速さ: カスタマーが問い合わせを行った時点で、できるだけ早く返信することが重要です。カスタマーが納得し、満足するためには、返信時間を短縮することが必要です。

2. 質の高い返信: 返信を行う際は、カスタマーの質問に対して適切かつ正確な回答を行うことが重要です。また、カスタマーに対して丁寧な説明を行うことも大切です。

3. 自動応答システムの導入: 24時間対応ができるように、自動応答システムを導入することが有効です。これにより、カスタマーが問い合わせを行った時に、すぐに返信が返ってくるため、カスタマーサポートの効率化につながります。

4. Chatbotの導入: Chatbotは人工知能を活用して、カスタマーサポートを行うことができます。カスタマーが問い合わせを行った際に、Chatbotが自動的に回答を返すことで、カスタマーサポートの効率化や24時間対応が可能になります。

5. 問い合わせの収集・分析: 問い合わせを収集し、分析することで、カスタマーのニーズやトラブルの傾向を把握することができます。それにより、サイトを改善したり、問題の解決方法を考えることができます。

これらの方法を組み合わせることで、カスタマーサポートの最適な運用が可能になります。ただし、導入するシステムや方法は、企業の規模や予算によって異なりますので、自社にあった方法を選ぶことが重要です。

メールフォームに必要な機能

メールフォームを活用するには以下に挙げる機能は欠かせません。

レスポンシブ対応

レスポンシブ対応とは、スマホやタブレットに表示したときの画面に合わせたデザインのメールフォームが作れることです。インターネット利用者の約7割はスマホなどのデバイスを使用しているといわれています。ですからパソコンの画面だけではなく、スマホなどからのデザインを作成しておく必要があります。

自動返信機能

自動返信機能はメールフォームの長所の1つですから当然欠かせません。

添付ファイルが送信可能

メールフォームでデータを送ってもらうときに、画像などの添付ファイルも扱えるとより細かいコミュニケーションが可能になります。

細かいデザイン編集ができる

テンプレートなどを利用するのも良いですが、それだけで充分要求を満たしたデザインができるとは限りません。自分のサイトに合わせたデザインが可能な機能があればデザインを調整できます。

参考：参考になるメールフォーム【おしゃれなデザイン17選】

住所自動入力機能

住所自動入力機能があると、ユーザーが郵便番号を入力しただけで住所の入力を自動で補助してもらえます。これによりユーザーの行動のハードルをより下げることができます。

CSVでダウンロード可能

CSVファイルが扱えれば、Excelやメモ帳、メールソフトやデータベースソフトなどでデータを活用できます。顧客管理がとても楽になります。

入力制限ができる

入力制限ができれば、半角と全角の入力時の間違いを防ぐことにつながります。そのためメールアドレスや電話番号の入力などが正確になります。

多国語にも対応

顧客が日本人相手だけではない企業も多いでしょう。ですから多言語に対応した機能は必要といえます。

メールフォームの数が無制限

メールフォームを作るとき、ひとつだけとは限りません。ですので作成する数に制限があるようでは不便です。無制限に作成できるサービスを選びましょう。

MITライセンスがある

メールフォームを使うとき、使用意図によって制限があっては不自由です。MITライセンスがあれば再配布や商用利用、有料販売などという意図でも自由に利用できます。

Google reCAPTCHA対応

Google reCAPTCHAに対応していれば悪質な迷惑メールを防止できます。海外の怪しいBotなどによる送信もしっかりブロックします。セキュリティ対策に欠かせません。

最低限でも以上のような条件を満たすサービスが良いでしょう。それに加えてあなたの要望に沿った機能があるメールフォームを選ぶことをおすすめします。

メールフォームが最適化されている

メールフォームを最適化は俗に「EFO(Entry Form Optimization)」と呼ばれており、ユーザーが入力をスムーズに完了できるように様々な工夫が施されているということです。
会員登録・資料請求・購入等、目的に合わせて最小限の項目に最適化する必要があります。不要な項目を除外して、入力の手間を極力省き、離脱を防ぐためです。

せっかく関心をもってメールフォームまで進んでくれても、「指示通りに入力しているつもり」なのにエラーメッセージが出て、「どこをどのように直せばよいか分からない」とすると、ユーザーに不要なストレスを感じさせてしまいます。

どうすれば「ユーザーがストレスなく入力できるか」を考えて問い合わせフォームを作っていけば、最終的にはユーザーにとって入力しやすいフォームが完成します。

米国とEUの過去10年間のテストで「解決可能」と判断された使い勝手の問題のみに焦点を当てると、平均的なECサイトでお問い合わせ成功率が35.26％向上するとのデータがあります。

メールフォームはユーザーのために最適化されている設計にしておきましょう。

参考
EFOとは？入力フォームで離脱を防ぎ、コンバージョンを劇的に向上させる7つの方法

無料のメールフォームを利用する

ここまででメールフォームの概要については、おわかりになったと思います。
そこで実際にメールフォームを導入しようとしたとしましょう。そこで考えるのはどのような手段を選ぶかということです。

ウエブ作成のスキルがある方は自分で作成するという方法がありますが、それなりの手間がかかってしまいます。

ウエブスキルがないので外注しようとすると、どうしてもコストが高くついてしまいます。
そこで無料メールフォームを利用するというのはいかがでしょうか？

無料メールフォームでしたら作成の手間もぐっと楽になりますし、無料ですからコストもかかりません。

なんといってもメールフォームを作成するハードルがとても低くなります。個人の方でも企業の方でも手軽に利用を開始することができるのが魅力です。

無料メールフォームのメリット

無料のメールフォームには以下のメリットがあります。

・テンプレートで希望通りのデザインができる
・セキュリティ対策を任せることができる
・無料である

無料のメールフォームには多数のテンプレートが用意されています。その中から要望に合ったものを選べばスキルがなくても簡単に希望通りのデザインのものが作成できます。またテンプレートのデザイン編集機能があれば、より自分の理想のメールフォームが作成可能です。

メールフォームで大事なセキュリティ対策も、初めから対策が行われているので、そのまま安心して利用できます。つまりセキュリティのコストも抑えることができるというわけです。

それになんといっても無料で使えるという魅力は大きいでしょう！

しかし無料メールフォームならどこでも良いというわけにはいきません。

そこで次は数ある無料メールフォームの中からどのような基準で選べば良いか、ポイントを解説します。

無料メールフォームを選ぶときのポイント

完全無料かどうか？

無料メールフォームの中には無料では機能の一部分しか使えないものも少なくありません。せっかく無料メールフォームを利用するのですから、すべての機能が完全無料で利用できるサービスを選ぶべきでしょう。

マルチデバイスに対応しているか？

現在では検索するときに約7割のひとがスマホで行っているといいます。パソコンで検索するひともスマホを利用することがあるでしょうから、パソコンの画面での表示のみならずスマホやタブレットの画面を想定したデザインにすることが必須です。多様なプラットフォームに対応しているかどうか必ず確認しましょう。

テンプレートはどれくらいあるか？

テンプレートの種類は選択肢が多くなるので重視したいところです。テンプレートが多くても、肝心の自分が望むものがなくては意味がありません。自分でデザイン変更できる機能があるかどうかチェックしておきましょう。

入力項目やフォーム登録数に制限があるか？

入力項目やフォーム登録数に制限があるかどうかも大事な項目です。必要な分だけの質問項目を設置できなかったり、すぐにメールフォームの登録数が上限に達してはせっかくのデータ収集の機会を逃してしまいます。

登録データを閲覧できる管理画面などがあるか？

せっかくのメールフォームなのですから、登録されたデータを閲覧したり管理したりする機能は欠かせません。CSVなどが扱えるような機能があればなお望ましいです。

フォームの登録をリアルタイムに把握したい場合、内部向けの「登録通知メール機能」もほしいところです。これがあればメールの内容を知る必要がある人がすぐにメールの到着を知ることができ、素早い対応が可能になります。

セキュリティ対策はなされているか？

セキュリティ対策は特に重視する箇所です。どのような対策が施されているのかしっかりと前もって確認しておきましょう。

メールフォームとは？無料で導入。基本的知識からメールフォームの作り方を紹介【初心者むけ！】まとめ

いかがだったでしょうか？
今回は、メールフォームの基本知識から作り方に加え、メールフォームを設置するメリットや、必要なセキュリティ対策についてご紹介しました。
メールフォームの導入を考えている方のお役に立てたら嬉しいです。
しかしどの無料メールフォームを利用するのか悩んでいる方もおられるかも知れません。

そのような方には、EasyMail(イージーメール)という完全無料のメールフォームサービスを提案します。

完全無料のメールフォーム「EasyMail」

完全無料ですからすべての機能が無料で使えますし、メールフォームを複数作る場合でも制限がないのも嬉しいところです。

テンプレートも多数ありますし、当然スマホやタブレットでの表示にも対応しています。またデザインの調整も可能ですので希望通りのメールフォームを作ることができます。

質問項目の入力機能や表示機能も充実してますから、便利で楽に入力できるメールフォームを作れます。

もちろんセキュリティ対策も万全です。

CSVを扱えますので顧客のデータ管理もしやすくなっています。

他にも便利な機能を数え上げていけばきりがありません。

それに上述したようにこれらの機能が完全無料で利用できるのが最大の魅力です。

メールフォームを利用しようという方は、ぜひ一度EasyMailをご検討ください。完全無料ですので試しに使ってみることも気軽にできますよ！

それでは最後まで読んでいただき、ありがとうございました！