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メールフォームとは?基本的知識から無料で利用する方法など【初心者むけ!】

最終更新日:2021年9月19日/公開日:2021年9月15日

メールフォームを設置したい個人または企業のサイトを運営している方へ。
メールフォームを設置したいけれど、どうすればいいのかよくわからない。
そもそもメールフォームを活用するにはどうすれば良いのか?

こんなことでお悩みではありませんか?

この記事ではメールフォームの基本的な知識、運用する方法、その活用の仕方などを紹介しています。
またメールフォームサービスの選び方やそのポイントについても説明しています。

この記事を読むことで、あなたの要望に合ったメールサービスを見つけてください。

メールフォーム

目次

メールフォームとは

メールフォームとは

メールフォームとは、WEBサイト上で書き込んでメールを送信できる機能のことです。
ユーザーがメッセージを送るときにわざわざメーラーを立ち上げる必要がないので、手軽に情報を送ることができます。
例を上げてみます。

企業のサイトなどにある「お問い合わせ」のページに、個人情報や要望などを書き込めるものがよくありますよね?
それがメールフォームです。

メールフォームは入力された情報をいったんサーバーに送り、メール形式にしてサイトの管理者へ届けてくれます。

・ユーザーが手軽に書き込みできる
・管理者はメール形式で管理しやすい情報を得られる

これらの理由から広く個人や企業のサイトで利用されています。

メールフォームはHTMLやCSSなどのプログラミング言語で作られています。サイトによっては自分のところで作成したり、外注したり、無料メールフォームサービスを利用したりしています。

自作する場合は、自分の希望通りのものが作成できますが、専門知識が必要なので設置するハードルは高めです。

外注すれば専門知識がなくても、望み通りのデザインのメールフォームを作ることができます。しかし予算がかかるので、個人のサイトなどではハードルが高いといえます。

WordPressでサイトを運営している場合、プラグインを利用して簡単に作成することができます。しかし望み通りのデザインにするためには、HTMLなどの知識が必要になることになり、ややハードルが高くなる場合があります。

無料メールフォームを利用する場合、最大の魅力は専門知識がなくても、無料でメールフォームを作成できることでしょう。

しかし無料といってもサービスによって内容はさまざまであり、広告がついていたり、項目数の設定に制限があったりといったことがあります。ですので、どこのサービスが自分の希望に沿っているのか見極めて選ぶことが必要です。

メールフォームのメリット

メリットの表示

メールフォームを利用すると以下のようなメリットがあります。

*メールフォームを利用するメリット
・メッセージを送るハードルを下げることができる
・必要な情報を収集しやすくなる
・自動返信メールを送ることができる
・入力間違いを防止することができる
・情報の集計がしやすい
・迷惑メールを防ぐことができる
・メールフォームへの経路をアクセス解析ツールで分析できる

メッセージを送るハードルを下げることができる

メールフォームはメーラーを立ち上げる手間がないので、ユーザーの行動するハードルを下げることができます。これにより情報を得る機会を増やせます

必要な情報を収集しやすくなる

またメールフォームでは、こちらがほしい情報のみを入力してもらうことが可能です。ですから、余分な情報をふるい落とす手間がなくなります

自動返信メールを送ることができる

多くのメールフォームには自動返信メール機能がついています。この機能を使えば、メール担当者が不在のときでも、自動的にユーザーにアクションを返すことができます。必要な情報を即座にユーザーに送ることができるのでユーザーの関心を逸らすことがありません

これによりユーザーへの対応の遅れによる機会損失を防げます。

入力間違いを防止することができる

入力欄に誤入力防止の機能をつければ、入力ミスで無効なデータになってしまうことを防ぐことができます。送信情報確認画面と併用すればユーザーのミスを大幅に軽減することが可能です。
ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックスといった機能も併せて使えば、ユーザーの負担を上げることなく正確なデータを得ることができます

情報の集計がしやすい

情報がメール形式で届くので、管理や情報の集計も簡単です
顧客管理や買い物の金額を計上するといったことも、工夫次第で可能です。

迷惑メールを防ぐことができる

問い合わせ用のメールアドレスを公開する必要がなくなります。これにより企業や個人のメールアドレスを狙った迷惑メールの標的にならずにすみます

メールフォームへの経路をアクセス解析ツールで分析できる

アクセス解析ツールであるグーグルアナリティクスを合わせて利用すれば、
「どのページからユーザーが流れてくるのか?」や
「メールフォームのどこで離脱しているのか?」
「メールフォームの離脱率」などを知ることができます。
このように分析することでよりユーザビリティーの高いサイト構築を進めることができます

以上のことから、メールフォームを設置することによるメリットがおわかりいただけると思います。

メールフォームのデメリット

デメリットの表示

メールフォームには多くのメリットがありますが、残念ながらデメリットも存在します。

*メールフォームを利用するデメリット
・文字入力の手間がある
・文章のみのコミュニケーションになる
・設置にコストがかかる

文字入力の手間がある

メールフォームでの入力項目が多いと入力のハードルが上がってしまい、ユーザーの回答意欲が下がってしまいます。また文章入力が多い場合も同様です。

それを回避するには入力項目を必要最低限度に絞り込み、文章での回答も極力少なくする必要があります

文章のみのコミュニケーションになる

メールフォームでの情報のやり取りは基本的に文章が中心になります。しかし文章だけでは表現できることに限度があります

その対策として図や画像を添付できるシステムにするという方法があります。ヴィジュアルの力を使えば文字だけでは伝わらないことも、わかりやすく伝わるようになります。

設置にコストがかかる

メールフォームの設置を外部に依頼した場合、料金が発生します
その値段はさまざまですが、自社でメールフォームを作ったり、無料メールフォームサービスを利用すればコストを抑えることができます。

メールフォームを設置するには

メールフォームを設置するには

メールフォームを設置するにはHTMLやPHP、CSSといったプログラミング言語を使用して作ることができます。

例えば

・HTMLでメールフォームの作成をする
・CSSで文字や色、背景などの画面の体裁を整える
・PHPでメールフォームの送信をする
・PHPで確認画面・完成画面を表示させる

以上のような手法でメールフォームを作成することができます。

メールフォームは次の3つの画面で構成されています。

・入力フォーム
・確認画面
・完了画面

入力フォームは、最初に表示される画面です。
チェックボックスで質問の選択肢を選べるようになっていたり、メッセージを入力できる機能があります。

質問を設置するときには、質問の項目数を必要最低限にするよう気をつけましょう。あまり項目を増やしすぎるとユーザーの回答意欲を下げてしまいます

なにが最小限のものなのかはサービスによって違いがありますが、例えば、以下のような項目が挙げられます。

・希望するサービス
・氏名(会社名)
・メールアドレス
・お問い合わせ内容

他にも必要でしたら、電話番号や住所のデータなども項目に入れても良いですね。

入力例も提示しておきましょう。
入力の仕方がわからなければユーザーは面倒に感じ、入力してくれなくなってしまいます。

お問い合わせの種類という選択肢を用意しておく方法もあります。これを設定しておくことでユーザーごとに適切な対応をすることができます。また選択式なのでユーザーのハードルを下げることができ、最後まで入力されやすくなるでしょう。

ユーザーの手間を省くために、「ご希望のサービス内容」といった選択項目を用意しておけば相談内容などを簡単に入力できます。これもハードルを下げる効果があります。

確認画面ではユーザーが入力した内容を確認できるようになっています。これによって送信前に内容を確認してもらえますし、入力ミスがないかチェックしてもらえます。間違いの訂正やキャンセルなどを行うためにも必要です。

完了画面は、送信後に表示される画面です。
ここで受付番号や今後の手続き、お礼のメッセージなどを表示できます。
関連商品のリンクを表示するなどといった工夫次第でいくらでも活用できます

以上のようにメールフォームはデザインされています。

しかし、HTMLやPHP、CSSの専門知識を持たないひとが1から作るのは難しいでしょう。

そこでWordPressのプラグインを利用して作成するという方法もあります。
これなら専門知識もいりませんし、WordPressを使える人なら誰でもメールフォームを作成できます。代表的なものでContact Form 7やNinja Formsがあります。

しかしより自分の希望通りのものを作成しようとすると、どうしてもHTMLなどの専門知識が必要になり、やはりハードルが高くなってしまいます。

そこで外部のメールフォームサービスに発注するという方法があります。

専門知識は不要ですし、自分の希望通りのデザインのものを作るよう発注可能です。要望や予算などに合わせて、自分にぴったりの方法を選びましょう。

最後に無料メールフォームを利用するという方法もあります。
これでしたら無料ですし、専門知識がなくてもテンプレートを利用して、要望通りのデザインのメールフォームを作ることができます。

しかし無料メールフォームの中には広告がついていたり、項目の設定数や扱えるデータ量に制限がついていたりします。自分の希望に沿うようしっかり見定めて利用しましょう。

メールフォームのセキュリティ対策

セキュリティイメージ画像

メールフォームの情報を守るためにもセキュリティ対策は必須です。
セキュリティ対策をおこたると、ウイルスを仕込んだ迷惑メールが送られてきたり、情報を盗まれてしまう事態におちいってしまいます。

セキュリティ対策には以下のようなものがあります。

*セキュリティ対策
・SSL
・F/W(ファイアウォール)
・IPS
・WAF

SSL

SSLとは「Secure Sockets Layer」の略で、情報を暗号化するものです。
SSLを採用しているメールフォームでは、URLの表示が「http://…」ではなく「https://…」となります。このことからSSLを導入することをhttps化ともいいます。
SSLはユーザーのブラウザーとサーバーとの間の情報を暗号化します。これによりユーザーとブラウザー間のデータが安全に保護されるという仕組みです。

SSLの暗号化は、「公開鍵」と「共通鍵」によって行われています。

メールフォームに入力されるとSSL通信のリクエストをサーバーが受け取り、ユーザーに「公開鍵」が送られます。
「公開鍵」を受け取ったユーザーの端末で「共通鍵」が生成され、メールフォームに入力された情報は暗号化されます。

これでサーバーまでの途中の情報を抜き取っても、解読できなくなります。

F/W(ファイアウォール)

F/Wは企業などの内部ネットワークをインターネットから侵入して、不正なアクセスをしてくる相手から守るための”壁”です。
社内ネットワークをインターネットに接続することが当たり前になったことで、外部から侵入し、内部データを盗み見されたり、改ざんされたり、破壊されるといった危険が生じたため、それに対応して生み出されたシステムです。

IPS

IPSは、不正な通信によって内部ネットワークへの侵入を阻止するセキュリティシステムです。
正式名称は「Intrusion Prevention System」で、日本語でいうと「侵入防止システム」になります。
通信で不審なデータが流れてきた場合、管理者に警告を発し、怪しいデータを遮断してしまいます。

WAF

WAF(Web Application Firewall)は、ウエブアプリケーションの脆弱性を突いた攻撃へのセキュリティ対策です。

効果としてはF/WやIPSに似ていますが、より防御範囲が広いのが特徴です。攻撃の判定に「シグネチャ」というものを使い、予め決められたシグネチャから外れた通信を遮断します。また単に防御だけでなく相手への反撃を行うこともできます。

このように何重ものセキュリティ対策が必要になります

またメールフォーム自体だけではなく、自社でメールフォームを管理している場合は社内の人間のセキュリティ意識を高める必要もあります。

例えば、個人情報の保護に対するルール策定と周知、担当者へのセキュリティ教育、実際にセキュリティ問題が起きた事例の共有などです。

メールフォームを守るためにも、外部のメールフォームサービスを利用するときには、セキュリティ対策がしっかりしたところを選びましょう。

メールフォームに必要な機能

メールフォームを活用するには以下に挙げる機能は欠かせません。

*メールフォームに必要な機能
・レスポンシブ対応
・自動返信機能
・添付ファイルが送信可能
・細かいデザイン編集ができる
・住所自動入力機能
・CSVでダウンロード可能
・入力制限ができる
・多国語にも対応
・メールフォームの数が無制限
・MITライセンスがある
・Google reCaptcha対応

レスポンシブ対応

レスポンシブ対応とは、スマホやタブレットに表示したときの画面に合わせたデザインのメールフォームが作れることです。インターネット利用者の約7割はスマホなどのデバイスを使用しているといわれています。ですからパソコンの画面だけではなく、スマホなどからのデザインを作成しておく必要があります。

自動返信機能

自動返信機能はメールフォームの長所の1つですから当然欠かせません。

添付ファイルが送信可能

メールフォームでデータを送ってもらうときに、画像などの添付ファイルも扱えるとより細かいコミュニケーションが可能になります。

細かいデザイン編集ができる

テンプレートなどを利用するのも良いですが、それだけで充分要求を満たしたデザインができるとは限りません。自分のサイトに合わせたデザインが可能な機能があればデザインを調整できます。

住所自動入力機能

住所自動入力機能があると、ユーザーが郵便番号を入力しただけで住所の入力を自動で補助してもらえます。これによりユーザーの行動のハードルをより下げることができます

CSVでダウンロード可能

CSVファイルが扱えれば、Excelやメモ帳、メールソフトやデータベースソフトなどでデータを活用できます。顧客管理がとても楽になります

入力制限ができる

入力制限ができれば、半角と全角の入力時の間違いを防ぐことにつながります。そのためメールアドレスや電話番号の入力などが正確になります。

多国語にも対応

顧客が日本人相手だけではない企業も多いでしょう。ですから多言語に対応した機能は必要といえます。

メールフォームの数が無制限

メールフォームを作るとき、ひとつだけとは限りません。ですので作成する数に制限があるようでは不便です。無制限に作成できるサービスを選びましょう。

MITライセンスがある

メールフォームを使うとき、使用意図によって制限があっては不自由です。MITライセンスがあれば再配布や商用利用、有料販売などという意図でも自由に利用できます。

Google reCAPTCHA対応

Google reCAPTCHAに対応していれば悪質な迷惑メールを防止できます。海外の怪しいBotなどによる送信もしっかりブロックします。セキュリティ対策に欠かせません。

 

最低限でも以上のような条件を満たすサービスが良いでしょう。それに加えてあなたの要望に沿った機能があるメールフォームを選ぶことをおすすめします。

無料メールフォームを利用する

無料

ここまででメールフォームの概要については、おわかりになったと思います。
そこで実際にメールフォームを導入しようとしたとしましょう。そこで考えるのはどのような手段を選ぶかということです。

ウエブ作成のスキルがある方は自分で作成するという方法がありますが、それなりの手間がかかってしまいます。

ウエブスキルがないので外注しようとすると、どうしてもコストが高くついてしまいます。
そこで無料メールフォームを利用するというのはいかがでしょうか?

無料メールフォームでしたら作成の手間もぐっと楽になりますし、無料ですからコストもかかりません

なんといってもメールフォームを作成するハードルがとても低くなります。個人の方でも企業の方でも手軽に利用を開始することができるのが魅力です。

無料メールフォームのメリット

無料のメールフォームには以下のメリットがあります。

・テンプレートで希望通りのデザインができる
・セキュリティ対策を任せることができる
・無料である

無料のメールフォームには多数のテンプレートが用意されています。その中から要望に合ったものを選べばスキルがなくても簡単に希望通りのデザインのものが作成できます。またテンプレートのデザイン編集機能があれば、より自分の理想のメールフォームが作成可能です。

メールフォームで大事なセキュリティ対策も、初めから対策が行われているので、そのまま安心して利用できます。つまりセキュリティのコストも抑えることができるというわけです。

それになんといっても無料で使えるという魅力は大きいでしょう!

しかし無料メールフォームならどこでも良いというわけにはいきません。

そこで次は数ある無料メールフォームの中からどのような基準で選べば良いか、ポイントを解説します。

無料メールフォームを選ぶときのポイント

ポイント

*無料メールフォームを選ぶときのポイント
・完全無料かどうか?
・マルチデバイスに対応しているか?
・テンプレートはどれくらいあるか?
・入力項目やフォーム登録数に制限があるか?
・登録データを閲覧できる管理画面などがあるか?
・セキュリティ対策はなされているか?

完全無料かどうか?

無料メールフォームの中には無料では機能の一部分しか使えないものも少なくありません。せっかく無料メールフォームを利用するのですから、すべての機能が完全無料で利用できるサービスを選ぶべきでしょう。

マルチデバイスに対応しているか?

現在では検索するときに約7割のひとがスマホで行っているといいます。パソコンで検索するひともスマホを利用することがあるでしょうから、パソコンの画面での表示のみならずスマホやタブレットの画面を想定したデザインにすることが必須です。多様なプラットフォームに対応しているかどうか必ず確認しましょう。

テンプレートはどれくらいあるか?

テンプレートの種類は選択肢が多くなるので重視したいところです。テンプレートが多くても、肝心の自分が望むものがなくては意味がありません。自分でデザイン変更できる機能があるかどうかチェックしておきましょう。

入力項目やフォーム登録数に制限があるか?

入力項目やフォーム登録数に制限があるかどうかも大事な項目です。必要な分だけの質問項目を設置できなかったり、すぐにメールフォームの登録数が上限に達してはせっかくのデータ収集の機会を逃してしまいます

登録データを閲覧できる管理画面などがあるか?

せっかくのメールフォームなのですから、登録されたデータを閲覧したり管理したりする機能は欠かせません。CSVなどが扱えるような機能があればなお望ましいです。

フォームの登録をリアルタイムに把握したい場合、内部向けの「登録通知メール機能」もほしいところです。これがあればメールの内容を知る必要がある人がすぐにメールの到着を知ることができ、素早い対応が可能になります

セキュリティ対策はなされているか?

セキュリティ対策は特に重視する箇所です。どのような対策が施されているのかしっかりと前もって確認しておきましょう。

メールフォームを無料で利用する【初心者むけ!】 まとめ

いかがだったでしょうか?
メールフォームの導入を考えている方のお役に立てたら嬉しいです。
しかしどの無料メールフォームを利用するのか悩んでいる方もおられるかも知れません。

そのような方には、EasyMail(イージーメール)という完全無料のメールフォームサービスを提案します。

EasyMailメインイメージ

完全無料のメールフォーム「EasyMail」

完全無料ですからすべての機能が無料で使えますし、メールフォームを複数作る場合でも制限がないのも嬉しいところです。

テンプレートも多数ありますし、当然スマホやタブレットでの表示にも対応しています。またデザインの調整も可能ですので希望通りのメールフォームを作ることができます。

質問項目の入力機能や表示機能も充実してますから、便利で楽に入力できるメールフォームを作れます。

もちろんセキュリティ対策も万全です。

CSVを扱えますので顧客のデータ管理もしやすくなっています。

他にも便利な機能を数え上げていけばきりがありません。

それに上述したようにこれらの機能が完全無料で利用できるのが最大の魅力です。

メールフォームを利用しようという方は、ぜひ一度EasyMailをご検討ください。完全無料ですので試しに使ってみることも気軽にできますよ!

それでは最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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