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【今知っておきたい】RFPとは?ホームページ制作がスムーズに!?

2020年9月1日

ホームページ制作を制作会社に依頼するなら、事前準備が必要不可欠です。

どれだけ良い制作会社に出会えても、依頼する前の事前準備を怠ってしまっては低クオリティなホームページしか出来上がらないでしょう。

本記事では、ホームページ制作の事前準備の1つであるRFPについて解説していきます。

ホームページを良いものにするためには、制作会社に要望や要件を適切に伝えることが大切です。

RFPを上手く使いこなせば、制作会社に要望や要件がスムーズに伝えられるので、あなたの会社のホームページのクオリティも高くなります。

最後にはRFPのサンプルも紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

RFPとは

疑問

RFPは「Request For Proposal」の略で、日本語でいうと「提案依頼書」という意味です。

例えば、あなたは会社で飲み会のお店探しを頼まれた経験がありませんか?

実は上記のようなお店探しの依頼も十分な提案依頼です。

ホームページ制作においても同様で、制作会社により良い提案をしてもらうために、自社のホームページに関する要件や要望をまとめた資料が「RFP(提案依頼書)」ということになります。

RFPが必要なホームページ制作の条件とは

チェックリスト

基本的にはどんなホームページ制作でもRFPを作成するべきですが、

・関係者が多い
・ホームページの構造が複雑でページ数が多い
・予算が膨大で製作期間が長期

といったように、ホームページ制作の規模が大きくなれば大きくなるほどRFPの必要性は増していきます。

まずは、自社のホームページの「目的・予算・費用」を考えるとRFPを作成する必要があるかどうかがわかってくるでしょう。

また、ホームページ制作を依頼する際に上記の「目的・予算・費用」を検討することは、非常に大事なことです。

以下の記事は、ホームページ制作の事前準備について詳しく書いてありますので、依頼をする前に目を通しておくといいでしょう。

RFPを作成する5つのメリット

メリット

では、実際にRFPを作成すると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

RFPのメリットは以下の5つです。

*RFPを作成する5つのメリット
1.ホームページ制作会社からの提案の質が向上する

2.発注後のトラブルを未然に防げる

3.ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある

4.発注先を決めるときの判断基準にもなる

5.社内での取りまとめが容易になる

メリットの詳細を1つずつ解説していきます。

ホームページ制作会社からの提案の質が向上する

1つ目は「ホームページ制作会社からの提案の質が向上する点」です。

先程の飲み会を例に挙げると、

「今度の飲み会のお店選んでおいてね」

とお願いされるのと、

「今度の飲み会では、部長がタバコ吸うから喫煙可能なお店でお願いね。料理のジャンルは和食で予算は1人7000円以内で抑えてほしいな」

とお願いされるのとでは、もちろん後者の方がお店を選びやすいですよね。

ホームページ制作も全く同様で、ホームページ制作の目的・予算・納期などが具体的になっていればなっているほど、制作会社からの提案の質は高くなります。

記載するべき具体的な項目については後に解説しますので、ぜひご覧ください。

発注後のトラブルを未然に防げる

2つ目は「発注後のトラブルを未然に防げる点」です。

ホームページ制作においてしばしば起こるトラブルの1つとして「言った言わない論争」が挙げられます。

デザインの完成イメージや必要なシステム、スケジュールを曖昧にしておくと発注後にトラブルになる可能性が非常に高いです。

また、文章として依頼内容が残っていないと、どちらが間違っているのかすらわかりません。

RFPがあれば絶対ではありませんが、多くのトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある

3つ目は「ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある点」です。

制作会社は、クライアントからの要望がアバウトであればあるほど見積もり金額を高めに設定する傾向があります。

なぜなら、クライアントの要望が曖昧だとやり取りの回数はが多くなりますし、制作会社側の負担も大きくなるからです。

逆にRFPをしっかり作っておき、「このクライアントはやり取りがスムーズにできそうだな」と思ってもらうことは、当初の見積もりよりも安くなる可能性が高くなることに繋がります。

発注先を決めるときの判断基準にもなる

4つ目は「発注先を決める時の判断基準にもなる点」です

各制作会社からの見積もり・提案を終えて最終的な発注先を決めるときに、RFPは発注先を決める判断基準になります。

好みや感覚で決めてしまうのではなく、「制作会社からの提案がしっかりRFPに沿ったものになっているかどうか」によって選定してください。

社内での取りまとめが容易になる

5つ目は「社内での取りまとめが容易になる点」です。

ホームページ制作は、社内だけでもいろいろな人が関与します。

経営陣・営業部・システム部など、全ての関係者の要望を適当に口頭で済ませると、社内でトラブルが発生する可能性が高いです。

そして社内の取りまとめにも時間がかかり、プロジェクトそのものが遅れてしまうケースも珍しくありません。

社内に関係者が多くいる場合は、RFPに要望をきちんと集約しておくことが大切です。

RFPに記載する項目とは

記載する

次に、実際にRFPに記載する項目について紹介します。

大きくわけて4つのテーマにわけてRFPを作成するといいでしょう。

RFPの作成に必要な4つのテーマは以下の通りです。

*RFPの作成に必要な4つのテーマ
1.ホームページ制作プロジェクトの概要

2.ホームページの機能に関する要件・要望

3.ホームページ制作会社に提案してほしい内容

4.制作会社からの提案に関する進め方について

4つのテーマについて1つずつ解説していきます。

ホームページ制作プロジェクトの概要

1つ目は「ホームページ制作プロジェクトの概要」です。

プロジェクトの概要には、

・プロジェクト名
・プロジェクトの目的
・現状の課題・制作背景
・希望する納期
・希望する予算

などを記載してください。

ポイントはできるだけ端的にわかりやすくすることです。

例えば希望納期であれば、
「できれば年内に公開したいです」のような書き方ではなく
「2020年の11月20日にサイトを公開したい」と記載する方がいいでしょう。

ホームページの機能に関する要件・要望

2つ目は「ホームページの機能に関する要件・要望」です。

例えば、
・制作するページ数
・サイトに搭載したい機能(投稿機能・管理者を複数にする機能など)
・デザインに関する要望(他の競合から参考サイトを引っ張ってくると良い)
・コンテンツに関する要望(文書や画像はどちらが用意するか)

というように、ホームページに搭載したい機能や作成したいページの内容などを具体的に記載してください。

ホームページ制作会社に提案してほしい内容

3つ目は「ホームページ制作会社に提案してほしい内容」です。

ホームページ制作会社に提案してほしい内容を明確にしておくと、制作会社も質の良い提案がしやすくなります。

例えば
・制作スケジュール
・ホームページのコンテンツに沿ったサイトマップ案
・制作会社の体制図
・制作会社が考える見積もり金額

など、制作会社に提案してほしい内容を記載するといいでしょう。

制作会社からの提案に関する進め方について

4つ目は「制作会社からの提案に関する進め方について」です。

・提案の期限
・提案の提出先
・プレゼンをしてもらうかどうか

など、提案に関する進め方を記載しておきます。

提案は、発注先を決めるまでに制作会社と会って話ができる大切な機会です。

できることなら、提案書の提出だけではなく簡単なプレゼンをしてもらうとより提案の内容がイメージできるでしょう。

RFPの作成に役立つサンプルを紹介

参考

RFPに記載する項目を理解しても、1から作成するのは難しいですよね。

慣れないうちはサンプルを参考にしながらRFPを作成するといいでしょう。

今回は特にわかりやすい2種類のサンプル掲載サイトを紹介します。

1つ目の『【サンプルあり】制作外注時のRFP(提案依頼書)の書き方はこれだ!』は、架空企業のホームページをリニューアルするという設定でサンプルを作成しています。

RFP初めての方はまず当該サイトを見ておけば間違いないでしょう。

2つ目の『RFP,提案書,見積書依頼書/RFP(サンプル・書き方)』のサンプルもわかりやすいです。

どのような内容を書くのかが細かく記載してあるので、よりクオリティの高いRFPを作成したい方におすすめといえます。

RFPは、ホームページ制作を成功させるカギとなる

本記事では、RFP(提案依頼書)について詳しく解説してきました。

馴染みのない言葉かもしれませんが、上手く使いこなせばホームページ制作が成功するだけではなく、他のプロジェクトにも使い回せるものなので、ぜひこの機会に作成してみてください。

では、本記事を以下の通りにまとめましたので今一度確認しておきましょう。

*本記事のまとめ
1.RFPを作成する5つのメリット
①ホームページ制作会社からの提案の質が向上する
②発注後のトラブルを未然に防げる
③ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある
④発注先を決めるときの判断基準にもなる
⑤社内での取りまとめが容易になる

2.RFPに記載する項目
①ホームページ制作プロジェクトの概要
②ホームページの機能に関する要件・要望
③ホームページ制作会社に提案してほしい内容
④制作会社からの提案に関する進め方について

また、他にもホームページ制作を依頼する際に用意しておくと便利なWBSについての記事もありますので、よろしければ併せてお読みください。

 

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