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【WEB担当者必見】プロジェクトの成功には「WBS」が必要不可欠な件

2020年8月20日

あなたは大きなプロジェクトを進めるときに、「WBS」を行っていますか?

「誰が」「いつまで」にタスクを行うのかが複雑になっているプロジェクトを計画する際、WBSは必要です。

本記事では、WBSとは具体的に何かという点や、プロジェクト計画をする際にWBSを導入するメリットや注意点を、初心者のWEB担当者さんでもわかるように解説していきます。

また、おすすめのWBSのテンプレートやWBS作成ツールも紹介しますので、これから大きいプロジェクトに関わるWEB担当者さんは、ぜひ最後までお読みくださいね。

WBSとは

WBSとは、「Work Breakdown Structure(作業分解構成図)」の略で、プロジェクト全体の作業を細かく分解した構成図のことを指します。

WBSは、プロジェクトを始める前に作成する、いわば料理のレシピのようなものです。

WBSには、完成物を仕上げるために必要な工程を順番に記載していきます。
また、タスクにどのくらいの時間がかかるのか、誰が担当するかといった情報も明らかにしていく必要があります。

WBSを作成する際は、漏れや重なりがないように、タスクを分解することが大切です。
いい加減にタスクを分解すると、プロジェクト進行中にやるべきことに抜けが発生し、スケジュールが大幅に遅れてしまう可能性があるからです。

なので、WBSを作成するときは制作会社やクライアントの関係者複数人で、タスクに抜け漏れがないかを話し合いながら作成することをおすすめします。

WBSの分解作業のイメージ

WBSを書いているところ

WBSを作成する際の分解作業のイメージとしては、まずプロジェクト全体に必要な作業を大きなタスクとして、徐々に分解していくという形となります。

大きなものから段階的に細かくしていくことにより、プロジェクトを計画する上で非常に大切な、タスクの洗い出しの抜け漏れを防ぐことができるからです。

WBSの分解作業のイメージは以下の通りです。

 

タスクの分解作業

子タスクに関しては、数時間から数日程度の作業にまで分解するといいでしょう。
あまりに細かく分解し過ぎると、注目している子タスクがどの親タスクの子なのかわからなくなり、意識が「タスクを洗い出す」という本質から離れてしまうからです。

WBSを導入する2つのメリット

メリット

外部に何かしらの制作物を依頼するときにも、WBSは必要です。
WBSは、双方のスケジュールやタスクを可視化できるので、クライアントと外部業者のやり取りがスムーズになります。

次からは、そんなWBSをプロジェクトに導入するメリット2つ紹介していきます。

*WBSを導入する2つのメリット
1.タスクの責任が誰にあるのかが明確となる
2.スケジュールの把握がしやすくなり、進捗の確認ができる

以上の2つが、WBSを導入するメリットです。

タスクの責任が誰にあるのかが明確となる

1つ目は、「タスクの責任が誰にあるのかが明確となる点」です。
一つひとつのタスクを「誰が」「いつまでに」行うのかが明確になるので、規律あるプロジェクト進行が可能になります。

スケジュールの把握がしやすくなり、進捗の確認ができる

2つ目は「スケジュールが把握しやすくなり、進捗の確認ができる点」です。
文字通り、締め切りが一目でわかるので、スケジュール管理が圧倒的にしやすくなります。
そして、スケジュールの進行に無理があれば、事前に調整することも可能です。

また、締め切りがわかるということは、どのタスクがいつまでに終わるのかがわかるので、遅れている場合はすぐに発見することができます。
遅れているときは、制作している側から連絡があるのが一般的ですが、連絡がない場合は確認してみるといいでしょう。

WBSを導入する際の3つの注意点

チェックポイント

WBSには大きなメリットがあることは事実ですが、もちろん注意しなくてはならない点もあります。
WBSの注意点は以下の3つです。

*WBSを導入する際の3つの注意点
1.WBSの更新は簡単にできるようにしておく
2.発注者側の確認期間や、制作側の修正期間を考慮した上でWBSを作成する
3.締め切りの日時を明確にする

WBSの更新は簡単にできるようにしておく

1つ目は、「WBSの更新は簡単にできるようにしておくこと」です。

1つ目に関しては、発注者側ではなく制作側が気にするところなのですが、WBSはプロジェクトを円滑に進めるためのツールなので、時間をかけずに更新ができるものが望ましいです。

発注者側の確認期間や、制作側の修正期間を考慮した上でWBSを作成する

2つ目は「発注者側の確認期間や、制作側の修正期間を考慮した上でWBSを作成する」です。

特に、タスクが終わった後すぐに次のタスクが入っている場合は、確認期間が考慮されていない可能性が高いです。
中でもデザインを発注している場合は、必ず確認をする時間が必要になります。

また、確認期間と同様に、指摘に対して修正対応する期間が含まれているかを確認しましょう。
制作側としても、成果物が提出された当日に確認し、数時間で修正して確定させるのは、まず不可能でしょう。

締め切りの日時を明確にする

3つ目は「締め切りの日時を明確にすること」です。

例えば「20日までに成果物を提出してください」と言われたとき、あなたは20日の何時までに提出しますか?
日本語の捉え方は、人によって変わってきます。

20日の朝には出来上がっていなければいけないのか、はたまた20日の23時59分までなのかがわからないと、認識の相違からお互いの不満が募ることに繋がるでしょう。

なので、締め切りに関しては日にちだけではなく、時間も明確にしておくことが大切です。

WBSの作成におすすめのツール

パソコンを操作している

ホームページ制作に関係なく、「自社でもプロジェクト計画をする際にWBSを使ってみたい!」という方のために、WBSが簡単に作成できるツールを2つ紹介します。

*WBSの作成におすすめな2つのツール
1.Excel Apps
2.Brabio!

以上の2つが、WBSの作成におすすめのツールです。

WBSの作成におすすめのツール1:Excel Apps

Excel Appsは、Excel上で使うことのできるWBSのテンプレートです。

タスク情報を入力することでガンチャート(WBSをグラフ化したもの)を作成できます。

見た目はある程度自分でカスタマイズできるので、「Excelを使って、WBSからガンチャートを作成したいが、一から作成するのは面倒くさい」という方にはおすすめです。

利用料は無料なので、手軽に利用することができますよ。

WBSの作成におすすめのツール2:Brabio!

Brabio!は、最大5人まで無料で利用できるWBS・ガンチャート作成ツールです。

「ガンチャートをExcelの10倍のスピードで作れる」というキャッチコピーの通り、直感的に操作できるので、初心者でも使いやすいです。

また、別プロジェクトからメンバーの状況が確認できる点や、ExcelやCSV出力ができる点など、便利な機能が豊富に搭載されています。

まず最初にWBS作成ツールを使うなら、まずはBrabio!から試してみるといいでしょう。

まとめ

本記事では、WBSの概要や2つのメリット、3つの注意点について解説してきました。

まだ大きなプロジェクトを担当したことのないWEB担当者の方にはぜひ知っておいてほしい内容です。

下記に本記事のメイントピックであるWBSの概要やメリット、注意点を簡単にまとめましたので、確認していきましょう。

*本記事のまとめ 
1.WBSとは:プロジェクト全体の作業を細かく分解した構成図のこと

2.WBSの2つのメリット
①タスクの責任が誰にあるのかが明確となる
②スケジュールの把握がしやすくなり、進捗の確認ができる

3.WBSの3つの注意点
①WBSの更新は簡単にできるようにしておく
②発注者側の確認期間や、制作側の修正期間を考慮した上でWBSを作成する
③締め切りの日時を明確にする

以上が本記事のまとめになります。

プロジェクト開始するときに、作業範囲や担当者がうやむやのままだと進捗状況が分かりづらくなりますし、作業の抜けも発生しやすくなります。

特に規模の大きなプロジェクトの場合は、納期通りに工程を進めていくためにも、WBSを作成しておくことをおすすめします。

一度WBSを作成して慣れてしまえば、他のプロジェクトでもWBSを利用しやすくなるでしょう。

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